KI Protokollierung bei Telefonanrufen

Einleitung

Telefonanrufe sind weiterhin einer der Schlüsselbestandteile der geschäftlichen Kommunikation. Es ist essentiell für den Erfolg von Projekten, Kunden oder Kandidatenbeziehungen, dass keine Informationen aus dem Anruf verloren gehen.

Protokollierung von Telefonanrufen

Im Gegensatz zu Meetings, gibt es bei Anrufen aber nur selten einen Protokollanten. Ein Mittippen der Informationen mit Telefon oder Headset am Ohr ist umständlich und nur selten können alle relevanten Aussagen protokolliert werden.

Protokollierung Mobilfunknummer vs. Cloud-Telefonanlage

Für die Aufzeichnung der Sprache eines Telefonats ist der digitale Zugriff auf die Tonspur notwendig. Es gibt verschiedene Apps, die eine Aufzeichnung der Mikrofon/Lautsprechertonspur versprechen, aber häufig funktioniert diese Aufzeichnung nicht. Smartphone-Hersteller unterbinden die Aufzeichnung von normalen Telefonaten über die Festnetz/Handy/Mobilfunknummer teilweise in den Systemeinstellungen. Eine Aufzeichnung funktioniert nur bei einer Cloud-Telefonanlage flüssig, wenn sie von einer der beiden Parteien verwendet wird. Dabei wird die Tonspur auf einem Server zwischengespeichert.

KI Protokollierung der Tonspur

Mit einer digital verfügbaren Tonspur ist es möglich eine Transkription und weiterführende Weiterverarbeitungsschritte durchzuführen. Neben einer Zusammenfassung des Telefonats, ist auch das Ausfüllen von Checklisten, Scorecards, Fragebögen, Notizfeldern des CRM oder die automatische Erstellung von Angeboten, Protokollen und Benachrichtigungen möglich. Dies ermöglicht große Effizienzsteigerungen im Kundenkontakt, Support, Recruiting, Vertrieb, Telefonservice, Kaltakquise, Sekretariat, in Hotlines oder in der Personalberatung.

Einstimmung Aufzeichnung bei Telefonanrufen

Eine Aufzeichnung in einem Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom-Meeting ist für alle Teilnehmenden anhand des Roten Punktes gut sichtbar. Damit wird der Informationspflicht bei der Aufzeichnung nachgekommen.Bei Anrufen gibt es diese visuelle Information nicht. Hier ist es notwendig, dass die aufzeichnende Partei nicht nur die Aufzeichnung ankündigt, sondern auch sagt, dass es für Protokollzwecke weiter verarbeitet wird.

Praxisbeispiel

Einer unserer Kunden führt in der Personalberatung häufig Gespräche mit Kandidaten. Es ist essentiell diese Anrufe zu protokollieren, um den Kandidaten dann entsprechende Angebote machen zu können. Sie setzen dabei auf die Cloudtelefonanlage Wildix. Wir konnten die Telefonanalge erfolgreich mit der Protokollsoftware verbinden, um die Anrufe entlang einer Scorecards nach gewissen Kriterien dokumentieren zu können. Dabei werden automatisch Felder ausgefüllt, wie “Gründe die Arbeitsstelle zu Wechseln”, “Ab wann ist der Kandidat für die Stelle verfügbar”, “Hat der Kandidat eine örtliche Präferenz wo seine Arbeitsstelle sein sollte?”, “Was sind die Stärken vom Kandidaten?” und viele mehr.

Abschluss

Du hast auch Interesse, deine geschäftlichen Vorgänge durch eine Protokollierung der Telefongespräche zu erleichtern, Kandidaten besser zu überzeugen oder die Umsätze zu steigern durch Auswertung von Kundengesprächen? Dann sprich uns an, ob dein Anwendungsfall mit KI umsetzbar ist.

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