KI-Protokollierung in NRW-Gemeinderatssitzungen: Leitfaden zur Anpassung der Geschäftsordnung

Die Digitalisierung der kommunalen Verwaltung schreitet voran, und KI-gestützte Protokollierungssoftware bietet erhebliche Effizienzgewinne für über 20 Gemeinden in Nordrhein-Westfalen. Für Kommunen, die diese Technologie einführen möchten, ist eine sorgfältige rechtliche Vorbereitung unerlässlich. Dieser Leitfaden zeigt systematisch auf, wie Sie Ihre Geschäftsordnung entsprechend anpassen können.

Rechtlicher Rahmen und Voraussetzungen

Rechtliche Grundlagen in NRW

Die Gemeindeordnung NRW (GO NRW) bildet das rechtliche Fundament für die Einführung von KI-gestützter Protokollierung:

• § 52 GO NRW regelt die Niederschrift über Ratsbeschlüsse
• § 47 Abs. 2 GO NRW ermöglicht ergänzende Regelungen in der Geschäftsordnung des Rates

Ergänzung bestehender Strukturen

Die KI-gestützte Protokollierung ergänzt die bereits in Ihrer Geschäftsordnung vorhandenen Regelungen zu Niederschriften, Verantwortlichkeiten und Verfahrensabläufen. Die etablierten Strukturen für Sitzungsleitung, Schriftführung und Genehmigungsverfahren bleiben bestehen - die Technologie unterstützt diese bewährten Prozesse, ersetzt sie aber nicht.

Schritte zur Einführung der KI-Protokollierung

Vorbereitung und Abstimmung

• Frühzeitige Einbindung des/der Datenschutzbeauftragten
• Technische Prüfung der Software-Anforderungen
• Information der Ratsmitglieder über das geplante Vorhaben
• Klärung der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Prüfung der bestehenden Geschäftsordnung auf Vollständigkeit

Beschlussfassung

• Erstellung einer Beschlussvorlage mit Änderung der Geschäftsordnung
• Beratung in den zuständigen Ausschüssen
• Beschluss im Rat mit einfacher Mehrheit

Umsetzung

• Schulung der Verwaltungsmitarbeiter
• Testphase mit paralleler traditioneller Protokollführung
• Evaluation und ggf. Nachbesserung
• Kontinuierliche Qualitätskontrolle der KI-Protokollvorschläge

Formulierungsvorschläge für die Geschäftsordnung

Nachfolgend werden 2 verschiedene Ansätze vorgestellt für die Aktualisierung der Geschäftsordnung des Gemeinderates:

• Modernisierte Grundversion: Umfassender Ansatz für Kommunen, die maximale Rechtssicherheit und detaillierte Datenschutzregelungen bei der KI-Einführung benötigen.

• Kompakte Version: Minimalistischer Ansatz für Kommunen, die schnell und unkompliziert mit KI-Protokollierung starten wollen, ohne umfangreiche Verfahrensregelungen.

Modernisierte Grundversion

§ [X] Elektronische Aufzeichnung zur Unterstützung der Protokollführung

(1) Zweck und Umfang Zur Unterstützung der Erstellung der Niederschrift gemäß § 52 GO NRW können öffentliche Sitzungen des Rates mittels Audioaufzeichnung dokumentiert werden. Die Aufzeichnung dient ausschließlich der automatisierten Erstellung eines Protokollentwurfs durch KI-gestützte Protokollierungssoftware.

(2) Information der Beteiligten Vor Beginn der Aufzeichnung sind alle Sitzungsteilnehmer über die Aufzeichnung zu informieren:

• Ratsmitglieder, Bürgermeister und Verwaltungsmitarbeiter zu Sitzungsbeginn
• Öffentlichkeit durch Aushang im Sitzungsraum und mündlichen Hinweis

(3) Technische Verarbeitung Die Tonträgermitschnitte dürfen mittels automatisierter Transkription und Protokollierung durch KI-Prozesse sowie automatisierter Zuordnung von Redebeiträgen zu Gremienmitgliedern für einen Protokollentwurf verarbeitet werden.

(4) Zugangsberechtigung Die Aufzeichnungen und automatisch erstellten Protokollentwürfe dürfen ausschließlich von der Sitzungsleitung und der Schriftführung zur Erstellung der Niederschrift genutzt werden.

(5) Zweckbindung und Löschfristen Die Aufzeichnungen und Transkripte werden ausschließlich zur Erstellung der Niederschrift verwendet. Nach Genehmigung der Niederschrift durch den Rat in der Folgesitzung sind alle Aufzeichnungen und Transkripte unverzüglich zu löschen.

(6) Verantwortlichkeiten Die Verantwortung für die Niederschrift verbleibt beim Bürgermeister und der Schriftführung gemäß § 52 GO NRW. Der KI-generierte Entwurf ist vor Unterzeichnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

(7) Datenschutz Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der DSGVO. Mit dem Software-Anbieter ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

(8) Verwendungsbeschränkung Eine Veröffentlichung oder Weitergabe der Aufzeichnungen ist unzulässig. Die Nutzung ist auf die Protokollerstellung beschränkt.

Kompakte Version

§ [X] Digitale Protokollunterstützung

(1) Um die Erstellung der Niederschrift zu erleichtern, dürfen Audioaufzeichnungen von Sitzungen erfolgen. Anschließend dürfen diese mittels automatisierter Transkription und Protokollierung durch KI-Prozesse sowie automatisierter Zuordnung von Redebeiträgen zu Gremienmitgliedern für einen Protokollentwurf verarbeitet werden.

(2) Sie dürfen ausschließlich von der Sitzungsleitung und der Schriftführung zur Erstellung der Niederschrift genutzt werden.

(3) Nach Genehmigung der Niederschrift sind alle Aufzeichnungen und automatisch erstellten Entwürfe unverzüglich zu löschen.

(4) Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.

Praktische Umsetzungsempfehlungen

Technische Anforderungen

• Audioqualität: Professionelle Aufzeichnungsgeräte
• KI-Software: DSGVO-konforme Anbieter bevorzugen
• Backup-Systeme: Parallel-Protokollierung in der Einführungsphase
• Zugriffsschutz: Verschlüsselung und sichere Übertragung

Organisatorische Maßnahmen

• Schulungen für Verwaltungspersonal
• Checklisten für Sitzungsabläufe
• Qualitätskontrolle der KI-generierten Entwürfe
• Regelmäßige Evaluierung des Systems

Kommunikation

• Frühzeitige Information der Ratsmitglieder
• Öffentliche Bekanntmachung der Neuerung
• Erklärung der Vorteile (Effizienz, Genauigkeit)
• Betonung des Datenschutzes

Die Zukunft der Protokollierung beginnt heute!

Beeindruckende Effizienzgewinne in der Praxis

Zeiteinsparungen von 50-80% bei der Protokollerstellung sind keine Zukunftsmusik, sondern bereits Realität! Während die traditionelle Protokollierung einer dreistündigen Ratssitzung bisher 5-8 Stunden in Anspruch nahm, reduziert sich dieser Aufwand mit KI-Unterstützung auf nur noch 2-3 Stunden.

Erfolgreiche Vorreiter in NRW

Diese Kommunen aus NRW nutzen bereits erfolgreich KI-gestützte Protokollierung: Rheine, Bocholt, Harsewinkel, Rietberg, Unna, Havixbeck, Ascheberg und viele weitere.

Ihre nächsten Schritte

Nutzen Sie die Chance jetzt! Die Technologie ist ausgereift, die rechtlichen Grundlagen sind geschaffen, und die Erfahrungen der Vorreiter zeigen den Weg.

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Wir unterstützen Sie bei der erfolgreichen Einführung von KI-Protokollierung in Ihrer Kommune - kulturell, technisch und menschlich:

• Kultureller Wandel: Wie Sie Ihre Verwaltung und Ratsmitglieder für die Innovation begeistern
• Technische Umsetzung: Welche Systeme zu Ihrer Kommune passen und wie die Integration gelingt
• Menschlicher Aspekt: Wie Sie Ängste abbauen und Akzeptanz schaffen
• Rechtlicher Aspekt: Wir stellen Ihnen kostenfrei alle notwendigen Dokumente zur Verfügung, mit denen Verwaltungen das Thema erfolgreich einführen konnten

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Fazit und Ausblick

Die Einführung von KI-gestützter Protokollierung ist rechtlich möglich und kann die Verwaltungseffizienz erheblich steigern. Entscheidend ist eine sorgfältige Vorbereitung und transparente Kommunikation mit allen Beteiligten.

Erfolgsfaktoren

• Solide rechtliche Grundlage durch angepasste Geschäftsordnung
• Technische Zuverlässigkeit der eingesetzten Systeme
• Datenschutzkonformität von Anfang an
• Akzeptanz aller Beteiligten durch Information und Schulung

Empfohlenes Vorgehen

1. Bestandsaufnahme der aktuellen Geschäftsordnung
2. Auswahl einer geeigneten Formulierung (siehe Vorschläge)
3. Datenschutzprüfung und -konzept
4. Testphase mit paralleler traditioneller Protokollierung
5. Vollständige Einführung nach erfolgreicher Evaluation

Kommunen sollten die Einführung als Chance begreifen, die notwendige Sorgfalt walten zu lassen und dabei die bewährten rechtsstaatlichen Strukturen zu respektieren. Die Technologie ergänzt und unterstützt die etablierten Verfahren, ersetzt sie aber nicht.

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Hinweis: Dieser Leitfaden stellt eine Hilfestellung dar. Jede Kommune sollte die spezifischen rechtlichen Anforderungen mit ihren Rechtsberatern und Datenschutzbeauftragten abstimmen.