PS.SPEICHER
"Als Protokollführer kann ich jetzt aktiv an Diskussionen teilnehmen, statt mich zwischen Mitschreiben und Mitreden entscheiden zu müssen. Das ist eine enorme Erleichterung."
Ausgangssituation und Herausforderungen
Der PS.SPEICHER in Einbeck, eines der bedeutendsten Museen für historische Fahrzeuge in Europa, steht vor klassischen Herausforderungen moderner Gremienarbeit. Regelmäßig finden komplexe Planungsbesprechungen statt – von der Museumsentwicklung über Infrastrukturprojekte wie Aufzugsplanung und PV-Anlagen bis hin zu strategischen Leitungsrunden. In diesen intensiven Meetings kommen 6-8 Entscheidungsträger zusammen, deren Besprechungen häufig bis zu vier Stunden dauern. Dabei trat stets ein Grundproblem auf: Der Protokollführer musste sich zwischen aktiver Diskussionsteilnahme und detaillierter Dokumentation entscheiden – eine unbefriedigende Situation, die eine optimale Nutzung der wertvollen Meetingzeit verhinderte.
Implementierung der SpeechMind-Lösung
Mit SpeechMind optimierte der PS.SPEICHER zwei Kernbereiche: Technische Planungsbesprechungen und Führungsgremien. Die KI-Protokollierungslösung überzeugt nicht nur bei Online-Meetings, sondern hat sich besonders durch die hervorragende Unterstützung von Präsenzsitzungen hervorgetan.
Erzielte Verbesserungen und Vorteile
Die Einführung von SpeechMind verbesserte die Besprechungsabläufe im PS.SPEICHER deutlich. Bei komplexen Besprechungen mit enormem Informationsgehalt und entsprechend hohem Dokumentationsaufwand bietet die Lösung entscheidende Vorteile:
- Aktive Teilnahme des Schriftführers: Der Protokollführer kann am Meeting teilnehmen, während die Software alle Inhalte dokumentiert
- Bewältigung umfangreicher Informationen: Mehrstündige Planungsbesprechungen mit technischen Details und zahlreichen Diskussionspunkten werden zuverlässig erfasst
- Anpassbare Protokolle: Die Schieberegler-Funktion ermöglicht die individuelle Einstellung der Protokolldetailtiefe je nach Anforderung
- Zeitersparnis: Die automatische Dokumentation reduziert den Nachbereitungsaufwand komplexer Sitzungen erheblich
Ausblick
PS.SPEICHER erweitert die SpeechMind-Nutzung auf weitere Abteilungen dank überzeugender Effizienzsteigerung und Mitarbeiterentlastung . Mit der Organisation-Lizenz profitiert künftig das gesamte Team von der KI-Protokollierung – ein Beispiel dafür, wie moderne Technologie dokumentationsintensive Prozesse eines traditionsreichen Museums optimieren kann.
Schlüsselwörter: KI-Protokollierung, utomatische Meetingdokumentation, Digitale Gremienarbeit, KI für Verbände, Protokollierungslösung für Präsenzmeetings
