Case Study: Digitale Transformation der Protokollierung - Wie Geislingen an der Steige mit KI 30-40 % Zeit einspart

“Protokolle sind Stress, das ist einfach so – und genau davon will ich weg. SpeechMind ist für uns eine echte Hilfeleistung, weil es die Mitarbeiter entlastet und 30 bis 40 % Zeit spart.”

Herr Kayalar, Fachbereichsleiter Hauptamt, Stadt Geislingen an der Steige

Ausgangssituation

Die Stadt Geislingen an der Steige mit ihren 27.000 Einwohnern in Baden-Württemberg stand vor typischen Herausforderungen der kommunalen Verwaltung: personelle Engpässe bei gleichzeitig steigender Arbeitsbelastung in der Gremienarbeit. Besonders die Protokollierung von Stadtrats-, Ausschuss- und Ortschaftsratssitzungen band unverhältnismäßig viele Kapazitäten.

Als der neue Fachbereichsleiter des Hauptamts, Herr Kayalar, vor einem Jahr seine Position antrat, erkannte er schnell das Ausmaß der Problematik. In den ersten Wochen seiner Tätigkeit wurde ihm bewusst, wie massiv und intensiv Protokolle erstellt werden und wie viele Kapazitäten dies bindet – nicht nur die Vorarbeit, sondern auch die Sitzungen selbst und vor allem die anschließende Protokollierung. Die Suche nach einer technologischen Lösung führte ihn zur KI-gestützten Protokollierungslösung SpeechMind.

Herausforderungen

Die Stadtverwaltung kämpfte mit mehreren strukturellen Problemen:

Personalressourcen

• Chronischer Personalmangel in der kommunalen Verwaltung
• Überstunden durch Abendsitzungen und weite Anfahrtswege zu den sechs Ortschaften
• Monatelange Verzögerungen bei der Protokollerstellung in der Vergangenheit

Technische Infrastruktur

• Unterschiedliche technische Ausstattung zwischen Hauptsitzungssaal und Ortschaften
• Veraltete Technik aus den 1990ern mit Kompatibilitätsproblemen bei USB-Geräten
• Fehlende einheitliche Lösung für verschiedene Sitzungsformate

Arbeitsbelastung

• Stundenlange Sitzungen mit anschließender zeitaufwändiger Protokollierung
• Hoher Stresspegel der Mitarbeiterinnen durch die Doppelbelastung
• Vernachlässigung anderer wichtiger Aufgaben im Bereich Repräsentation und Sitzungsdienst

Einführung des Tools

Implementierungsstrategie

Herr Kayalar entschied sich für einen transparenten und partizipativen Ansatz bei der Einführung der KI-gestützten Protokollierungslösung SpeechMind

Stakeholder-Management:

• Frühzeitige Information aller Beteiligten: Datenschutzbeauftragte, Personalrat, Gremium und Presse wurden umfassend informiert
• Öffentliche Bekanntmachung im Gemeinderat für maximale Transparenz
• Große Begeisterung insbesondere beim Stadtrat, da Geislingen bei der Digitalisierung vorangeht

Change Management:

• Bottom-up-Ansatz mit dem Motto: Ausprobieren ohne Risiko
• Niedrigschwelliger Einstieg mit Testphase
• Kontinuierliche Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback

Technische Ausstattung

Die Stadt entwickelte eine zweigleisige technische Lösung:

Hauptsitzungssaal:

• Professionelle Mikrofonanlage mit individuellen Mikrofonen für jeden Stadtrat
• Automatische Sprechererkennung durch aktivierbare Mikrofone
• Direkter Upload über städtische NextCloud

Ortschaftsräte:

• Mobile Lösung mit Bluetooth-Mikrofonen und iPads für flexible Einsätze
• Zentrale Positionierung der Mikrofone für optimale Audioqualität
• Flexible Kopplung mehrerer Geräte für größere Räume

Cloud-Integration: Die Stadt nutzt ihre eigene NextCloud-Infrastruktur als sicheren Datentransfer für die SpeechMind-Verarbeitung und ermöglicht damit dezentrale Bearbeitung sowie effiziente Datenverteilung ohne umständliche E-Mail-Übertragungen großer Dateien.

Verbesserungen & Vorteile

Quantifizierbare Erfolge

Zeitersparnis: 30-40% weniger Aufwand bei der Protokollerstellung Geschwindigkeit: Protokolle werden nun “innerhalb von maximal einer Woche, vielleicht 2 Wochen fertig” statt monatelanger Verzögerungen Flexibilität: Homeoffice-taugliche Bearbeitung durch Cloud-Integration

Qualitative Verbesserungen

Mitarbeiterzufriedenheit:

• Deutliche Stressreduktion bei den Protokollverantwortlichen
• Wegfall der Doppelbelastung aus mehrstündigen Sitzungen plus anschließender Protokollierung
• Mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben

Arbeitsqualität:

• Konsistente Protokollqualität unabhängig von Sitzungslänge
• Möglichkeit zur Nachbearbeitung durch Audio-Backup
• Anpassbare Detailgrade je nach Anforderung

Flexibilität:

• Automatische Generierung verschiedener Dokumente aus einer SpeechMind-Aufzeichnung
• Streamlined Amtsblatt-Zusammenfassungen für die Öffentlichkeitsarbeit mit KI-Unterstützung

Strategische Vorteile

Personalentwicklung: Der Fachbereichsleiter betont die Bedeutung einer ausgewogenen Aufgabenverteilung: Die Bereiche Repräsentation, Sitzungsunterlagen und Sitzungsdienst sollen nicht länger der Protokollierung untergeordnet werden. Durch die SpeechMind-Unterstützung können sich die Mitarbeiter verstärkt diesen wichtigen Aufgaben widmen.

Technologische Vorreiterrolle: Die Stadt positioniert sich als Digitalisierungspionier in der Region und inspiriert andere Kommunen zur Nachahmung.

Skalierbarkeit: Die Lösung funktioniert sowohl für kleine Ortschaftsräte als auch für mehrstündige Stadtratssitzungen mit komplexer Tagesordnung.

Fazit

Die Einführung der KI-gestützten Protokollierung in Geislingen an der Steige zeigt exemplarisch, wie durchdachtes Change Management und technische Innovation kommunale Herausforderungen lösen können. Der Erfolg basiert auf drei Säulen:

1. Transparente Kommunikation: Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder schaffte Akzeptanz und Vertrauen
2. Pragmatische Umsetzung: Flexible technische Lösungen für unterschiedliche Anforderungen
3. Mitarbeiterorientierung: KI als Unterstützung statt Ersatz positioniert

Die 30-40%ige Zeitersparnis bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung beweist das Potenzial von KI in der öffentlichen Verwaltung. Besonders bemerkenswert ist der kulturelle Wandel: Protokollierung entwickelte sich von einer stressigen Belastung zu einem effizienten, technologiegestützten Prozess.

Herr Kayalars abschließende Einschätzung fasst den Transformationserfolg treffend zusammen: “Es muss eine Hilfeleistung sein, es muss eine Unterstützung sein, weil ich die Mitarbeiter eigentlich auch noch für andere Aufgaben brauche. Dieses Protokollschreiben hat einfach eine zu große Bedeutung eingenommen – davon möchte ich weg.”

Die Case Study Geislingen beweist: Mit der richtigen Strategie wird digitale Transformation zum Katalysator für bessere Arbeitsplätze und effizientere Verwaltung.

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Verwendete Schlüsselwörter: KI-Protokollierung, digitale Verwaltung, Kommunalverwaltung, Automatisierung, Change Management, Effizienzsteigerung, SpeechMind, Künstliche Intelligenz, mobile Protokollierung, öffentliche Verwaltung, Stadtrat, Digitalisierung, Personalentlastung, Cloud-Integration, Gremienarbeit, Verwaltungsdigitalisierung, Smart City, E-Government, Prozessoptimierung