Ausgangslage: Eine Samtgemeinde vor digitalen Herausforderungen

Die Samtgemeinde Artland im Landkreis Osnabrück steht stellvertretend für viele deutsche Kommunen vor denselben Herausforderungen: demografischer Wandel, Fachkräftemangel und steigende Anforderungen bei gleichzeitig knappen Ressourcen. Bis 2030 wird ein Drittel weniger Personal zur Verfügung stehen – eine Realität, die innovative Digitalisierungslösungen erfordert.

Als typische ländlich geprägte Kommune mit etwa 30.000 Einwohnern betreut die Samtgemeinde Artland fünf Kommunen unter einem Dach: die Stadt Quakenbrück und die Gemeinden Badbergen, Menslage und Nortrup. Die besondere Herausforderung liegt in der Komplexität der Verwaltungsstrukturen mit mehreren Gremien und einem hohen Koordinationsaufwand.

Schmerzpunkt Protokollierung: Wenn Verwaltungsarbeit zur Belastung wird

Besonders die manuelle Sitzungsprotokollierung entwickelte sich zu einem echten Schmerzpunkt der Verwaltungsarbeit. Mit bis zu 40 Tagesordnungspunkten pro Sitzung und der Betreuung von fünf Kommunen unter einem Dach war die händische Protokollführung zur zeitaufwändigen Belastung geworden. Digitalisierungsbeauftragter Steffen Kesse musste sich regelmäßig einen halben Arbeitstag für die Protokollerstellung blocken.

Die technischen Hürden kamen erschwerend hinzu: Das alte Rathaus mit seiner veralteten Ausstattung machte professionelle Aufzeichnungstechnik zu einem Kostenfaktor, den sich die Kommune in ihrer angespannten Finanzlage nicht leisten konnte. Besonders die geplanten Hybridsitzungen hätten umfangreiche Investitionen in Mikrofon- und Übertragungstechnik erfordert.

Zusätzlich war die Personalplanung ineffizient: Für jede Sitzung waren zwei Personen nötig – eine für die Protokollführung und eine für die inhaltliche Unterstützung der Sitzungsleitung. Dies führte zu Überstunden bei Teilzeitbeschäftigten und einer hohen Arbeitsbelastung in den Außenstellen.

Der Weg zur digitalen Lösung: Strategie, Technik und Erfolg

Strategische Vorbereitung und Datenschutz

Die Einführung von KI-gestützter Sitzungsprotokollierung begann bei der Samtgemeinde Artland nicht mit der Technologie, sondern mit einer durchdachten Digitalisierungsstrategie. Als ChatGPT seinen Boom erlebte und interne Anfragen zur KI-Nutzung in der Verwaltung aufkamen, entwickelte das Team zunächst eine Richtlinie zum Umgang mit Künstlicher Intelligenz und KI-Software.

Die Anforderungen waren klar definiert: Die automatische Transkriptionslösung musste auf Grundlage europäischer Datenschutzregeln trainiert sein, diskriminierungsfrei arbeiten und DSGVO-konform implementiert werden. Ein entscheidender Vorteil von SpeechMind war die bereits vorbereitete Datenschutzfolgeabschätzung samt technischen und organisatorischen Maßnahmen, die eine schnelle Prüfung und unkomplizierte Einführung ermöglichte – ein deutlicher Unterschied zu anderen KI-Lösungen, die externe Gutachten erfordern.

Die umfassende Dokumentation von SpeechMind ermöglichte eine unkomplizierte Prüfung und schnelle Einführung. Parallel entwickelte die Verwaltung einen verpflichtenden Lernpfad über die interne Lernplattform, den alle Mitarbeitenden absolvieren müssen, bevor sie KI-Tools nutzen dürfen.

Technische Umsetzung der Spracherkennung

Die technische Implementierung der automatischen Sitzungsprotokollierung überrascht durch ihre Einfachheit: Ein herkömmliches Diensthandy, das während der Sitzung vor dem Ratsvorsitzenden platziert wird, nimmt die gesamte Kommunalratssitzung auf. Nach anfänglichen Versuchen mit einer Telefonspinne erwies sich das Smartphone als optimale Audio-Aufzeichnungslösung. Moderne Geräte mit KI-gestützter Geräuschunterdrückung liefern auch in größeren Sitzungsräumen mit bis zu 34 Ratsmitgliedern plus Zuschauern ausreichend gute Audioqualität für die SpeechMind-Spracherkennung.

Der digitale Workflow der Sitzungsdokumentation ist denkbar einfach:

• Audio-Aufzeichnung während der Ratssitzung
• Upload der Audiodatei in SpeechMind nach der Sitzung
• Automatische Transkription und intelligente Sprecherzuordnung durch die SpeechMind-Spracherkennung
• Nachbearbeitung und Export für den Sitzungsdienst SD.Net

Ein praktischer Trick unterstützt die Spracherkennung: Die anwesende Person notiert sich die Sprecherreihenfolge mit Initialen (z.B. “CC-KB-SD” für aufeinanderfolgende Redner). Diese einfache Notiz hilft bei der nachträglichen Zuordnung unklarer Passagen im SpeechMind-System und beschleunigt die digitale Protokollbearbeitung erheblich.

Ergebnisse und Akzeptanz

Die Kennzahlen der automatisierten Protokollierung sprechen für sich: Statt eines halben Arbeitstages benötigt die Sitzungsdokumentation mit SpeechMind jetzt nur noch 45 Minuten reine Arbeitszeit. Die automatisch generierten Sitzungsprotokolle können nach geringfügigen Anpassungen lokaler Begrifflichkeiten fast vollständig übernommen werden.

Besonders wertvoll ist die gewonnene Flexibilität in der Personalplanung der Kommunalverwaltung. Früher waren zwei Personen pro Ratssitzung nötig – eine für die manuelle Protokollführung, eine für die inhaltliche Unterstützung der Sitzungsleitung. Heute reicht dank der SpeechMind-Lösung eine Person aus, da nur noch ein Smartphone für die Audio-Aufzeichnung platziert werden muss.

Die Qualität der Protokolle hat sich dabei nicht verschlechtert – im Gegenteil. Die automatisierte Erfassung verhindert Übertragungsfehler und bietet selbst bei komplexen Diskussionen eine wertvolle Formulierungsunterstützung, die den Mitarbeitenden hilft, auch schwierige Passagen strukturiert wiederzugeben. Die SpeechMind-Transkription erkennt dabei automatisch Tagesordnungspunkte und strukturiert das Protokoll entsprechend vor.

Aus politischer Sicht verlief die Einführung reibungslos. Die Ratsmitglieder erkannten schnell den Nutzen für die Verwaltungsarbeit und unterstützten das Projekt fraktionsübergreifend ohne Einschränkungen.

Transparenz und Einhaltung der DSGVO

Die Samtgemeinde Artland setzte von Anfang an auf Transparenz bei der Einführung der spracherkennungsbasierten Protokollierung. Vor jeder Sitzung wird angekündigt, dass die Sitzung durch Spracherkennung protokolliert wird und Widerspruch möglich ist. In über einem Jahr Anwendung der automatischen Transkription gab es noch keinen einzigen Widerspruch – im Gegenteil zeigten sich Bürgerinnen und Bürger interessiert an dem innovativen Digitalisierungsansatz der Verwaltung.

Die DSGVO-konforme Datensicherheit wird konsequent umgesetzt: Audiodateien werden unmittelbar nach dem Upload vom Smartphone gelöscht, die Verarbeitung erfolgt auf deutschen Servern in Frankfurt, und die Daten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. SpeechMind erfüllt als datenschutzkonforme Cloud-Lösung alle Anforderungen des europäischen Datenschutzrechts und bietet eine revisionssichere Dokumentation aller Verarbeitungsschritte.

Skalierung und Best Practice

Mittlerweile nutzen alle fünf Kommunen der Samtgemeinde Artland die spracherkennungsgestützte Sitzungsprotokollierung mit fünf SpeechMind-Benutzerlizenzen. Das SpeechMind-Transkriptionssystem bewährt sich sowohl in großen Stadtratssitzungen als auch in kleineren Ausschusssitzungen der Ortsgemeinden und passt sich flexibel an unterschiedliche Sitzungsgrößen und Raumakustiken an.

Die erprobten Digitalisierungserfahrungen und entwickelten Richtlinien für Spracherkennung teilt die Samtgemeinde gerne mit anderen Kommunalverwaltungen. Während des Webinars entstanden bereits mehrere Anfragen nach der internen Richtlinie – ein Zeichen für das große Interesse an bewährten Best-Practice-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung.

Erfolg messbar gemacht: Erkenntnisse und Ausblick

Die Samtgemeinde Artland zeigt exemplarisch, wie Kommunen Spracherkennungstechnologie erfolgreich in die Verwaltungsdigitalisierung einführen können: durch sorgfältige Vorbereitung, pragmatische Umsetzung und konsequente Orientierung am Nutzen für die tägliche Verwaltungsarbeit. Wie Steffen Kesse es formuliert: Die heutigen Investitionen in Digitalisierung und automatische Sitzungsdokumentation schaffen die Grundlage dafür, dass die Verwaltung auch in 20 Jahren noch leistungsfähig arbeiten kann.

SpeechMind erwies sich dabei als geeigneter Partner für die Digitalisierung, der sowohl die technische Lösung als auch die nötigen DSGVO-Compliance-Dokumente mitbrachte. Die kontinuierliche Weiterentwicklung basierend auf Nutzerfeedback – wie die verbesserte Sprecherzuordnung oder die vereinfachte Tagesordnungsintegration – zeigt die Praxisorientierung der automatischen Transkriptionslösung.

Mit ihrem praxisnahen KI-Einsatz wird die Samtgemeinde Artland zur Vorreiterin für moderne Verwaltungsarbeit: Von einem halben Tag auf 45 Minuten – so sieht spürbare Digitalisierung aus, die Mitarbeitende entlastet und die kommunale Servicequalität stärkt.

Die Samtgemeinde Artland besteht aus der Stadt Quakenbrück und den Gemeinden Badbergen, Menslage und Nortrup im Landkreis Osnabrück.

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