Mecklenburg Vorpommern
"Für eine Vorreiter-Rolle muss man nicht groß sein. Einer unserer Kunden ist eine Gemeinde in Mecklenburg Vorpommern mit 3500 Einwohnern. Dort haben wir mit der stellvertretenden Amtsleiterin das Projekt umgesetzt und das kleine Team mit KI richtig entlasten können."
Einführung
In einer kleinen Gemeinde mit 3500 Einwohnern lastete die Protokollierung der Ratssitzungen schwer auf den Schultern zweier Mitarbeiterinnen. Mit zwei bis drei monatlichen Sitzungen von jeweils zwei bis vier Stunden Länge und einem Protokollierungsaufwand von etwa vier Stunden pro Sitzung war dies eine erhebliche zeitliche Belastung. Der historische Ratssaal, noch ohne moderne Technikausstattung, erschwerte die Situation zusätzlich. Als eine der Protokollantinnen krankheitsbedingt ausfiel, spitzte sich die Lage zu. Die verbliebene Mitarbeiterin, eigentlich für die IT-Administration zuständig, konnte ihre Kernaufgaben kaum noch wahrnehmen.
Herausforderungen
Die größte Herausforderung bestand darin, die Protokolle gemäß der Gemeindeordnung fristgerecht – innerhalb von vier Wochen – fertigzustellen, ohne dabei die Qualität zu gefährden oder andere wichtige Verwaltungsaufgaben zu vernachlässigen. Die Kommune stand vor dem Dilemma, eine schnelle, aber gleichzeitig nachhaltige Lösung zu finden.
Implementierung der KI Lösung
Die Gemeinde wandte sich an Speechmind und erhielt nicht nur Beratung zur KI-Protokollierung, sondern auch praktische Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Mikrofontechnik. Mit einer Investition von 300-500 Euro in Aufnahmeequipment war die technische Grundlage schnell geschaffen. Der Gemeinderat und der Bürgermeister unterstützten das Vorhaben von Beginn an, da sie die Notwendigkeit einer Entlastung der Verwaltung erkannten.
Praktische Erfahrung
Die Einführung der KI-Protokollierung führte zu beeindruckenden Ergebnissen:
- Reduzierung der Protokollierungszeit von 4-5 Stunden auf 1-2 Stunden
- Flexible Vertretungsregelung bei Personalausfällen
- Zusätzlicher Nutzen durch automatisierte Amtsblatt-Veröffentlichungen
- Kosteneinsparung im Vergleich zur Personalaufstockung
- Keine zusätzlichen IT-Infrastrukturkosten dank Cloud-Lösung
Fazit
Die Implementierung der KI-Protokollierung erwies sich als Wendepunkt für die kleine Gemeinde. Die Verwaltung arbeitet nun effizienter und flexibler, während die Mitarbeiter wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben. Der Erfolg spricht sich herum – bereits jetzt zeigen Nachbargemeinden Interesse an der Lösung.
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