Baden-Württemberg
"Wenn alle Beteiligte eines Projektes motiviert sind, können in der Verwaltung Berge versetzt werden. Seit 2025 haben wir eine Großstadt in Baden-Württemberg als Kunde über 100.000 Einwohnern. In die Einführung waren sowohl der Sitzungsdienst, als auch das IT/Datenschutzteam involviert und zog sich über wenige Monate."
Einführung
Die Großstadt verfügte bereits über Erfahrungen mit KI-gestützter Transkription, die jedoch enttäuschend verliefen. Das Sitzungsdienst-Team betreute neben dem monatlich tagenden Stadtrat auch zahlreiche Ausschüsse und Ortsbeiräte. Die Nachbearbeitung eines Protokolls nahm zwischen 8 und 15 Stunden in Anspruch. Pro Monat muss das Team des zentralen Sitzungsdienstes 15-20 Sitzungen betreuuen.
Herausforderungen
Frühere Versuche mit Transkriptionssoftware hatten zu mehr Aufwand geführt, da die Ergebnisse fehlerhaft waren und komplett überarbeitet werden mussten. Die Stadt suchte nach einer Lösung, die tatsächlich Arbeit abnimmt statt zusätzlichen Aufwand zu generieren. Der Ratssaal der Stadt waren mit Tischmikrofonen ausgestattet.
Implementierung der KI Lösung
Die Einführung erfolgte systematisch:
- Test der Software mit bestehendem Audiomaterial
- Prüfung der rechtlichen Grundlagen in der Gemeindeordnung
- Evaluation durch den Datenschutzbeauftragten
- Anpassung der Sitzungsstruktur (Trennung öffentlicher/nichtöffentlicher Teil)
Praktische Erfahrung
Die Einführung erfolgte systematisch:
- Test der Software mit bestehendem Audiomaterial
- Prüfung der rechtlichen Grundlagen in der Gemeindeordnung
- Evaluation durch den Datenschutzbeauftragten
Anpassung der Sitzungsstruktur (Trennung öffentlicher/nichtöffentlicher Teil):
- Workflow Informationsübergabe in das bestehende Ratsinformationssystem
- Reduzierung der Nachbereitungszeit von 8-15 auf 3 Stunden
- Erfolgreiche Integration in das Ratsinformationssystem
- Schnelle Verfügbarkeit von Kurzprotokollen am Folgetag
- Positive Weiternutzung in verschiedenen Verwaltungsbereichen
Fazit
Trotz anfänglicher Skepsis aufgrund negativer Erfahrungen hat sich die KI-Protokollierung als Game-Changer erwiesen. Die Stadt profitiert von erheblichen Zeitersparnissen und optimierten Prozessen. Der Erfolg führte zu einem breiten Interesse an der Technologie in verschiedenen Verwaltungsbereichen.
Schlüsselwörter: KI-Protokollierung, Protokollierungsanforderungen, Nachbearbeitung, digitale Transformation, Sitzungsdienst, DSGVO-Konformität, Sitzungsstruktur, Baden-Württemberg
