Niedersachsen
"Tolle Stadt, tolles Team, tolles Projekt. Seit letztem Jahr arbeiten wir mit einer Kleinstadt in Niedersachsen zusammen mit 30.000 Einwohnern. Wir haben zuerst einen engen Austausch mit dem CDO der Stadt gehabt, bevor wir das Projekt mit dem Sitzungsdienst umgesetzt haben."
Einführung
Die Kleinstadt stand vor der Herausforderung, nicht nur Stadtratssitzungen, sondern auch verschiedene Gremien wie Ortsbeiräte zu betreuen. Das Sitzungsdienst-Team stemmt parallel noch andere Projekte, wie die Wahlorganisation. Damit war es nicht so leicht, genug Zeit freizuschaufeln für die Erstellung der ausführlichen Ergebnisprotokolle in indirekter Rede. Die vorhandene Mikrofonanlage ermöglichte zwar Tonaufzeichnungen, doch die nachträgliche manuelle Protokollerstellung blieb zeitaufwendig und war anfällig für Fehler.
Herausforderungen
Die Mitarbeiter mussten sich für die Protokollerstellung ins Homeoffice zurückziehen, um konzentriert arbeiten zu können. Die parallel laufende Wahlorganisation erhöhte den Zeitdruck zusätzlich. Es wurde eine Lösung gesucht, die sowohl die Effizienz steigert als auch die Qualität der Protokolle sicherstellt.
Implementierung der KI Lösung
SpeechMind bot eine kostenlose Testphase für zwei Sitzungen an, was den Einstieg erheblich erleichterte. Die intuitive Bedienbarkeit der Software überzeugte selbst KI-unerfahrene Mitarbeiter. Der Datenschutzbeauftragte bestätigte die DSGVO-Konformität, wodurch die Implementierung zügig erfolgen konnte.
Praktische Erfahrung
- Erfolgreicher Einsatz für verschiedene Gremien mit unterschiedlichen Protokollierungsanforderungen
- Schnellere Verfügbarkeit der Protokolle für den Rat
- Positive Resonanz von allen Beteiligten
- Günstiger Abo-Preis ermöglichte Bewilligung noch im laufenden Haushalt
- Flexible Anpassung an verschiedene Protokollformate (Kurzprotokolle bis ausführliche Dokumentationen)
Fazit
Die Einführung der KI-Protokollierung hat sich als Katalysator für die digitale Transformation der Verwaltungsarbeit erwiesen. Die Zeitersparnis ermöglicht dem Sitzungsdienst, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, während die Politik von schnelleren Prozessen profitiert.
Schlüsselwörter: KI-Protokollierung, Protokollierungsanforderungen, digitale Transformation, Sitzungsdienst, DSGVO-Konformität, Niedersachsen
