Anbietervergleich KI Protkollierung für den Einsatz in deutschen Kommunen und Verwaltungen

Einleitung: KI-Protokollierung als Einstiegstechnologie für Kommunen

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nimmt Fahrt auf, und ein Anwendungsfall sticht dabei besonders hervor: die KI-gestützte Protokollierung von Sitzungen und Gesprächen. Diese Technologie gehört derzeit zu den größten Trends im kommunalen Bereich, da sie häufig als erster KI-Anwendungsfall in Kommunen eingeführt wird. Der Grund liegt auf der Hand: Sie liefert schnell einen messbaren Mehrwert, ist einfach zu nutzen und kann auf bereits vorhandene Daten zurückgreifen, da viele Sitzungen und Gespräche in Kommunen ohnehin aufgezeichnet werden.

In diesem Blogartikel vergleichen wir fünf führende Anbieter von KI-Protokollierungslösungen für deutsche Kommunen: SpeechMind, Tucan AI, Scriba, Grundig GoSpeech und AlphaSpeech von Linguwerk. Wir betrachten dabei ihre DSGVO-Konformität, Benutzerfreundlichkeit und wie einfach sie sich in kommunale Strukturen integrieren lassen.

Die Anbieter im Überblick

SpeechMind

Unternehmen und Vision

SpeechMind hat sich als Spezialist für kommunale Sitzungen positioniert und unterstützt gezielt Städte und Landkreise im Sitzungsdienst mit automatischer Protokollierung. Das Unternehmen versteht sich als “DSGVO-konformer Partner bei der Nutzung von KI” und wirbt mit dem Slogan “Aus Deutschland für deutsche Kommunen”.

Funktionen und technische Basis

SpeechMind bietet:

• Automatische Erstellung strukturierter Protokolle entlang eigener Agenda
• Automatische Identifikation von Beschlüssen und Aufgaben
• Verschiedene Detailtiefen bei Protokollen (Stichpunkte, Ergebnis- oder Verlaufsprotokolle)
• Spezialformat für die öffentliche Verwaltung mit indirekter Rede
• Unterstützender Chatbot für weitere Schritte
• Schnittstelle für Integration in Ratsinformationssysteme
• App für Aufzeichnung von Präsenz Sitzungen mit über 30 Sprechenden

Implementierung

SpeechMind kann sowohl über alle gängingen Videokonferenztools (Microsoft Teams, Cisco Webex, BigBlueButton), per Smartphone-App oder über Mikrofonanlagen genutzt werden. Die Lösung ist sowohl für den öffentlichen Sektor als auch für den Gremienprotokollierungh optimiert.

Tucan AI

Unternehmen und Vision

Tucan AI wurde 2020 in Berlin gegründet und hat sich primär als Spezialist für Vertrags- und Dokumentenanalyse etabliert. Der Kernfokus des Unternehmens liegt auf der KI-gestützten Analyse komplexer Texte und Dokumente für Unternehmen und Organisationen. Als paralleles Standbein hat Tucan AI jedoch auch eine Lösung für den die Transkription im Bereich der Marktforschung entwickelt, die auf Transkription und Textzusammenfassung ausgerichtet ist. Diese wird nun auch öffentlichen und Unternehmenskunden zur Verfügung gestellt.

Funktionen und technische Basis

Im Bereich der Vertrags- und Dokumentenanalyse bietet Tucan AI fortschrittliche KI-Systeme zur intelligenten Textanalyse, automatischen Erkennung relevanter Vertragsinhalte und Risikobewertung.

Parallel dazu umfasst das Angebot für den öffentlichen Sektor:

• Automatische Wortprotokolle mit über 90% Genauigkeit bei Fachjargons, Akzenten und Dialekten
• KI-generierte Zusammenfassungen und Ergebnisprotokolle
• Automatische Befüllung von Formularen und Dokumenten
• KI-gestützte Sentiment-Analyse
• Erkennung von bis zu 20 Sprechern zeitgleich
• Bot-Integration in gängige Videokonferenz-Tools

Implementierung

Während das Hauptgeschäft der Vertrags- und Dokumentenanalyse überwiegend cloud-basiert funktioniert, bietet Tucan AI für den öffentlichen Sektor und insbesondere für Kommunen auch On-Premise-Lösungen an. Nutzerdaten werden laut Anbieter DSGVO-gerecht, anonymisiert und verschlüsselt auf eigenen Servern in Deutschland gespeichert.

Scriba von straiqr.ai GmbH

Unternehmen und Vision

Das Startup straiqr.ai GmbH aus Düsseldorf hat schon verschiedene Projekte im Bereich der KI-Entwicklung durchgeführt, wie Software für Recruiting oder Mode. Das neuste Produkt heißt Scriba (lateinisch für “Sekretär/in”) und ist eine Softwarelösung zur Transkription, Sprecheridentifikation und Zusammenfassung von Audiodaten.

Funktionen und technische Basis

Scriba bietet:

• Transkription durch moderne Speech-to-Text-Modelle
• Klickbares Wortprotokoll mit Verknüpfung zu Audiodaten
• Sprecheridentifikation und Zuordnung zu konkreten Personen
• Selbstständiges Lernen neuer Sprecher (Sprecherdatenbank)
• Automatisierte Zusammenfassungen im Präsens und in indirekter Rede
• Export als Word-Datei

Implementierung

Scriba wird unter anderem im Partnervertrieb von VÖB-​Service GmbH im Bankenbereich oder von GovConnect GmbH bei Kommunen vertrieben. Man kann das Produkt über diese Partner beziehen und diese betreiben es auf ihren lokalen Rechenzentren.

Grundig GoSpeech

Unternehmen und Vision

Grundig GoSpeech ist eine Transkriptionssoftware der Grundig Business Systems GmbH (GBS), einem mittelständischen Produktions- und Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Bayreuth. GBS blickt auf eine lange Geschichte zurück und wurde bereits 1954 mit der Einführung des ersten Diktiergeräts, der “Stenorette”, bekannt.

Funktionen und technische Basis

Grundig GoSpeech bietet:

• Automatische Transkription von Audio- und Videodateien
• KI-basierte Spracherkennung
• Erkennung verschiedener Sprecher
• Verarbeitung von Dialekten
• Individuelle Wörterbücher für spezielle Wörter oder Eigennamen
• Synchrone Wiedergabe von Aufnahme und Transkript
• Export in gängige Textformate

Implementierung

Die Software läuft standardmäßig auf den Servern von Grundig Business Systems in Deutschland, kann aber auch On-Premises auf eigenen Servern genutzt werden.

AlphaSpeech von Linguwerk

Unternehmen und Vision

Linguwerk ist ein Technologieunternehmen mit Sitz in Dresden, das sich auf intelligente Sprachverarbeitungssysteme spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde 2001 gegründet und blickt auf mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Spracherkennungstechnologien zurück. Mit AlphaSpeech bietet Linguwerk eine speziell für den deutschen Markt entwickelte Lösung an, die besonders auf die Anforderungen von Kommunen und öffentlichen Einrichtungen zugeschnitten ist. Das Unternehmen legt besonderen Wert auf datenschutzkonforme Lösungen “Made in Germany” und betont seine langjährige Erfahrung im Bereich der maschinellen Sprachverarbeitung.

Funktionen und technische Basis

AlphaSpeech von Linguwerk bietet:

• Hochpräzise Spracherkennung mit spezieller Optimierung für den deutschen Verwaltungsjargon
• Fachspezifische Wörterbücher für kommunale Anwendungsbereiche
• Automatische Sprecher-Diarisation (Sprechertrennung ohne Personenzuordnung)
• Automatische Erkennung von Beschlüssen und Abstimmungsergebnissen
• Intelligente Zusammenfassungsfunktion mit Anpassung an gängige Protokollformate
• Zeitsynchrones Abspielen von Audio und Text
• Export in verschiedene Formate (Word, PDF, strukturierte Daten)
• Integration in bestehende Dokumentenmanagementsysteme

Implementierung

Linguwerk bietet mit AlphaSpeech flexible Implementierungsoptionen an. Die Lösung kann sowohl als Cloud-Dienst mit Servern ausschließlich in Deutschland als auch als On-Premises-Installation in kommunalen Rechenzentren betrieben werden. Besonders hervorzuheben ist das hybride Modell, bei dem rechenintensive KI-Prozesse in einer gesicherten deutschen Cloud verarbeitet werden können, während sensible Daten lokal verbleiben.

Vergleichskriterien

DSGVO-Konformität und Datenschutz

Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl von KI-Protokollierungssystemen für Kommunen ist die DSGVO-Konformität, da in Sitzungen häufig sensible Daten besprochen werden. Alle der Anbieter arbeiten DSGVO-konform und geben das als wichtige Unterscheidungsmerkmale gegenüber amerikanischen Anbietern an.

Es ist wichtig zu betonen, dass zwar alle Anbieter angeben, die DSGVO einzuhalten, viele Datenschutzbeauftragte leider jedoch noch kritisch gegenüber Sprecherdatenbanken eingestellt sind. Die biometrische Erkennung und Zuordnung von Stimmen zu bestimmten Personen, wie sie von einigen Anbietern angeboten wird, kann datenschutzrechtliche Bedenken aufwerfen. Kommunen sollten daher im Vorfeld klären, ob die Nutzung solcher Funktionen mit ihren Datenschutzrichtlinien vereinbar ist und ob entsprechende Einwilligungen der betroffenen Personen erforderlich sind. Eine Anfrage bei Landesdatenschutzbeauftragten kann an dieser Stelle sinnvoll sein.

Einführbarkeit in Kommunen

Für Kommunen ist es besonders wichtig, vor einer endgültigen Entscheidung für eine KI-Protokollierungslösung eine gründliche Testphase durchzuführen. Anstatt direkt kostspielige Implementierungen oder Installationen anzufragen, sollten Kommunen auf eine Pilotphase von mehreren Monaten setzen. Dies ermöglicht es, die tatsächliche Praxistauglichkeit der Lösung im kommunalen Alltag zu evaluieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

Von entscheidender Bedeutung ist dabei, die Software kostenfrei zu testen und bei den Mitarbeitenden ein Stimmungsbild abzuholen, mit welcher Lösung sie am liebsten arbeiten möchten. Die Akzeptanz bei den tatsächlichen Nutzern ist ein kritischer Erfolgsfaktor für die langfristige Nutzung. Selbst die technisch ausgereifteste Lösung wird scheitern, wenn sie von den Mitarbeitenden nicht angenommen wird.

Diese sorgfältige Evaluationsphase kann auch dazu beitragen, teure Fehlentscheidungen zu vermeiden, die die Kommune für mehrere Jahre an eine ungeeignete Lösung binden würden. Die Erfahrung zeigt, dass Kommunen, die sich für diesen Weg entscheiden, eine deutlich höhere Erfolgsquote bei der Einführung digitaler Lösungen verzeichnen.

Technologische Betrachtung und Geschäftsmodelle

Ein wichtiger Aspekt beim Vergleich der Anbieter sind die unterschiedlichen technologischen Ansätze und Geschäftsmodelle.

Open Source vs. proprietäre Lösungen

Es ist erwähnenswert, dass einige der Technologien, die von diesen Anbietern verwendet werden, teilweise auf Open-Source-Modellen basieren, die von den Anbietern lediglich auf bestimmten Servern zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise kann ein Modell wie Whisper für die Spracherkennung oder Llama für die Textzusammenfassung auch unabhängig von einem kommerziellen Anbieter genutzt werden.

Dies bedeutet, dass Kommunen theoretisch selbst diese Technologien hosten könnten, ohne teure proprietäre Software einkaufen zu müssen.

Cloud vs. On-Premises und Partnermodelle

Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Entscheidung zwischen Cloud-Lösungen, selbst gehosteten On-Premises-Systemen oder Partnerlösungen über lokale Rechenzentren:

Cloud-Lösungen bieten den Vorteil regelmäßiger Updates und kontinuierlicher Verbesserungen. Die Anbieter von Cloud-Diensten implementieren in der Regel wöchentlich neue Features und Optimierungen, die die Nutzbarkeit stetig verbessern. Die besten KI-Modelle am Markt werden DSGVO-konform über die Cloud zur Verfügung gestellt und erzeugen qualitativ hochwertige Ergebnisse, da sie auf größeren Datensätzen trainiert wurden und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

On-Premises-Lösungen oder Partnerlösungen über lokale Rechenzentren erscheinen auf den ersten Blick attraktiv, da sie von vertrauten IT-Dienstleistern angeboten werden. Allerdings müssen Kommunen hier besonders aufpassen: Diese Lösungen werden oft nur in großen zeitlichen Abständen gewartet und aktualisiert, was zu Einschränkungen bei der Nutzbarkeit führen kann. Die Wartbarkeit gestaltet sich häufig schwierig, da mehrere Parteien (Softwareanbieter, Rechenzentrum, kommunale IT) an der Koordination beteiligt sind, was zu längeren Reaktionszeiten bei Problemen führen kann.

Kommunen sollten sorgfältig abwägen, ob sie die Vorteile kontinuierlicher Verbesserungen einer Cloud-Lösung nutzen möchten oder ob die Datenschutzüberlegungen für eine On-Premises-Lösung sprechen. Bei der Entscheidung für eine Partnerlösung über das lokale Rechenzentrum sollten sie besonders auf vertraglich zugesicherte Update-Zyklen und Support-Leistungen achten.

Fazit und Empfehlungen

Jede Kommune sollte bei der Auswahl einer KI-Protokollierungslösung ihre spezifischen Anforderungen sorgfältig abwägen:

Selbsthosting vs. Partnermodell vs. Cloud: Kommunen sollten kritisch hinterfragen, ob sie eine Partnerlösung ihres lokalen Rechenzentrums wählen möchten, bei der Updates und Verbesserungen möglicherweise nur in großen zeitlichen Abständen erfolgen, oder ob sie auf eine Cloud-Lösung setzen, die wöchentliche Updates und kontinuierliche Verbesserungen bietet. Die Wartbarkeit von Partnerlösungen kann sich als schwierig erweisen, was zu längeren Ausfallzeiten führen kann.

Datenschutzaspekte bei Sprecherdatenbanken: Obwohl alle vorgestellten Lösungen die DSGVO einhalten, stehen viele Datenschutzbeauftragte noch kritisch gegenüber Sprecherdatenbanken, die für die automatische Zuordnung von Sprechern verwendet werden. Dieser Aspekt sollte mit dem kommunalen Datenschutzbeauftragten vorab geklärt werden.

Kosten-Nutzen-Verhältnis: Kommunen sollten nicht nur auf die Anschaffungskosten achten, sondern auch die langfristigen Einsparungen durch Effizienzgewinne berücksichtigen sowie die Kosten für Updates und Support.

Open-Source-Alternativen: Es kann sinnvoll sein zu prüfen, ob statt teurer proprietärer Software auch Open-Source-Lösungen in Betracht kommen. Die Zusammenarbeit mehrerer Kommunen bei der Implementierung eigener Lösungen könnte hier ein kosteneffizienter Weg sein.

Unabhängig von der gewählten Lösung bietet KI-Protokollierung einen hervorragenden Einstieg in die KI-Nutzung für Kommunen, da sie schnell sichtbare Vorteile bringt und gleichzeitig den Weg für weitere KI-Anwendungen in der Verwaltung ebnen kann.

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