Protokollierung von Präsenzgesprächen - wie entsteht eine Aufzeichnung? Tipps aus der Praxis!

Einleitung

Vor jeder automatischen Protokollierung steht eine gute bis sehr gute Aufnahme des Gesprächs. Moderne KI-Systeme verwenden Spracherkennung, um aus dieser Aufnahme ein Wortprotokoll oder Transkript zu erstellen. Einige Systeme gehen sogar noch einen Schritt weiter und verdichten die enthaltenen Informationen auf wenige Seiten, so dass die wesentlichen Inhalte übersichtlich dargestellt werden können. Doch nun stellt sich die Frage: Wie erstelle ich überhaupt eine Aufnahme meines Gesprächs und warum brauche ich eine gute bis sehr gute Aufnahme?

Ein Beispiel

Stell dir vor, du sollst ein Protokoll schreiben, verstehst aber nur die Hälfte oder noch weniger - das Schreiben des Protokolls wird zur Mammutaufgabe, wenn nicht gar unmöglich. Genau so geht es der KI. Die Qualität des resultierenden Protokolls hängt also stark von der Qualität der Aufnahme ab.

Kommen wir zur ersten Frage: Wie erstelle ich eine solche Aufzeichnung?

Online-Gespräche

Bei Online-Besprechungen sind Tools wie MS Teams, Zoom oder GMeet bereits in der Lage, die Besprechungen aufzuzeichnen und die Datei im Nachhinein den Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung zu stellen. In der Praxis liegt das Verhältnis zwischen Online- und Präsenzgesprächen in vielen Bereichen jedoch bei etwa 40% zu 60%. Das bedeutet aber auch, dass 60% nicht oder nur unzureichend erfasst werden können. Dabei hat jeder von uns die Lösung des Problems bereits vor sich - viele wissen es nur nicht!

Präsenzgespräche

Egal auf welchem Betriebssystem - Windows oder MacOS (Apple) sowie Android oder iOS - gibt es integrierte Tools, die Aufnahmen ermöglichen.

• Win10 - Sprachrekorder
• Win11 - Audiorekorder
• MacOS - Quicktime-Player
• Android & iOS - Memo/Diktierfunktion
• Pipescribe - mobile Anwendung für Vertriebsmitarbeitende zur automatischen Dokumentation von Gesprächen fernab des Büros

In den neuesten Generationen von Mobiltelefonen werden die Mikrofone immer besser. Hier können auch ohne zusätzliche Technik sehr gute Aufnahmen gemacht werden.

Eine zusätzliche Mikrofontechnik ist jedoch fast immer empfehlenswert. Diese kann bereits für einen niedrigen dreistelligen Betrag erworben werden und sollte idealerweise über eine Bluetooth-Schnittstelle verfügen. So ist die Kompatibilität mit verschiedensten Geräten wie Laptops, Tablets oder Handys gewährleistet.

Fazit

Die automatische Protokollierung von Präsenzbesprechungen ist möglich und auch empfehlenswert, um wichtige Informationen nicht zu vergessen. Dazu ist keine externe Aufnahmesoftware notwendig, die gängigen Betriebssysteme wie Windows, MacOS oder Android & iOS haben diese Funktionalität bereits integriert. Wichtig ist eine gute Audioqualität, da diese einen großen Einfluss auf das resultierende Protokoll hat. Ist die Aufnahme einmal vorhanden, erledigt SpeechMind den Rest! Bei einer Besprechung von 1 Stunde ist das Protokoll nach spätestens 20 Minuten fertig. Du entscheidest, ob du ein detailliertes Verlaufsprotokoll oder ein schlankeres Ergebnisprotokoll mit Aufgabenerkennung haben möchtest. In jedem Fall kannst du nichts mehr vergessen oder übersehen.

Probiere es aus und lasse deine ersten beiden Meetings kostenlos protokollieren oder schreib uns, damit wir gemeinsam die beste Möglichkeit für deine Präsenzgespräche finden!

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