Offline Gespräche mit KI protokollieren - Die besten Möglichkeiten im Überblick

Einleitung

Trotz zunehmender Digitalisierung finden wichtige Gespräche, wie Vorstandssitzungen, Gesellschafterversammlungen, Ratssitzungen oder Mandantengespräche, oft in Präsenz statt. Die Digitalisierung bietet aber mittlerweile auch im Offline-Bereich effiziente Wege, Gespräche mit Künstlicher Intelligenz (KI) zu protokollieren. In diesem Artikel stellen wir verschiedene Möglichkeiten für Audioaufnahmen in unterschiedlichen Szenarien vor. Was alle gemeinsam haben: Ein vernünftiges Aufnahmegerät ist entscheidend. In manchen Situationen mag das Mikrofon deines Smartphones ausreichen, aber oft ist ein externes Mikrofon – egal ob über Bluetooth oder Kabel – empfehlenswert, um die Aufnahmequalität zu sichern.

Nutzung interner Tools auf dem Computer

Die schnellste und einfachste Lösung für die Aufnahme von Gesprächen sind bereits vorinstallierte Tools auf deinem Computer. Diese ermöglichen dir, Audiodateien aufzunehmen, die du später hochladen kannst. Das Hochladen kann jedoch auf Dauer belastend sein, da Audiodateien schnell groß werden können.

Windows 10 und 11: Sprachrekorder und Audiorekorder

Für Windows-Nutzer gibt es praktische Optionen: der Sprachrekorder unter Windows 10 und der Audiorekorder unter Windows 11. Beide Tools sind einfach zu bedienen und zeichnen Gespräche direkt über das eingebaute oder externe Mikrofon auf. Nach der Aufnahme kannst du die Audiodatei in einen KI-gestützten Dienst hochladen.

macOS: QuickTime Player

Für Mac-Nutzer steht der QuickTime Player zur Verfügung, der ebenfalls standardmäßig installiert ist. QuickTime ist eine zuverlässige Möglichkeit, Audiodateien zu erstellen und sie später manuell hochzuladen, um sie von einer KI auswerten zu lassen. Auch hier ist die Nutzung simpel, aber die Nachbereitung manuell.

Online-Meeting-Tools als Aufnahmegeräte

Ein etwas unorthodoxer Ansatz besteht darin, Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet zu verwenden, um Offline-Gespräche aufzuzeichnen. Dies funktioniert, indem du ein Meeting erstellst, diesem alleine beitrittst und die integrierte Aufnahmefunktion nutzt.

Technisch gesehen kannst du auch Bots oder Schnittstellen integrieren, die die Aufnahmen direkt transkribieren. Allerdings kann diese Methode problematisch sein, da einige Plattformen automatisch erkennen, dass du alleine bist und Funktionen wie die Aufnahme deaktivieren. Zudem entspricht diese Nutzung nicht dem eigentlichen Zweck dieser Tools, was zu technischen Komplikationen führen kann.

Webapplikation mit der Möglichkeit der Offline-Protokollierung

Eine leistungsstarke Option ist eine vollständig integrierte Webapplikation, die es dir erlaubt, Offline-Gespräche direkt in der Weboberfläche aufzunehmen. Anschließend wird mithilfe von KI ein strukturiertes Protokoll erstellt, das die wichtigsten Informationen des Gesprächs zusammenfasst.

Mobile Apps für iOS und Android

Mobile Apps sind ideal, wenn du maximale Flexibilität benötigst. Besonders attraktiv ist die Nutzung eines fest integrierten Tablets mit einem hochwertigen Mikrofon – dies bietet höchste Aufnahmequalität und Komfort. In den neuesten Generationen von Mobiltelefonen werden die Mikrofone immer besser. Hier können auch ohne zusätzliche Technik sehr gute Aufnahmen bei kleinen Runden gemacht werden. Für einen ersten Test ist es natürlich auch hier möglich, die interne Aufnahmemöglichkeit der Handys zu nutzen und diese dann manuell hochzuladen.

Fazit

Die automatische Protokollierung von Präsenzbesprechungen ist möglich und auch empfehlenswert, um wichtige Informationen nicht zu vergessen. Anbieter wie SpeechMind haben sich auf diesen Anwendungsfall spezialisiert und bieten beispielsweise eine entsprechende App an. An sich ist es aber bei den meisten Anbietern immer möglich, einfach per Upload ein Protokoll zu erstellen, egal welchen Weg man wählt. Ist die Aufnahme einmal vorhanden, erledigen Softwareanbieter wie SpeechMind den Rest! Bei einer Besprechung von 1 Stunde ist das Protokoll nach spätestens 20 Minuten fertig. Du entscheidest, ob du ein detailliertes Verlaufsprotokoll oder ein schlankeres Ergebnisprotokoll mit Aufgabenerkennung haben möchtest. In jedem Fall kannst du nichts mehr vergessen oder übersehen.

Wir empfehlen unseren Kunden immer, einfach anzufangen, ohne sich zu viele Gedanken über Integrationen, neue Mikrofone etc. zu machen. Wie im Artikel gezeigt, kann man bereits mit Laptops oder Handys Aufnahmen machen. Wenn diese mit einem externen Mikrofon gekoppelt sind, umso besser.

Probiere es aus und lasse deine ersten beiden Meetings kostenlos protokollieren oder schreib uns, damit wir gemeinsam die beste Möglichkeit für deine Präsenzgespräche finden!

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