Einführung
In einer zunehmend digitalen und vernetzten Arbeitswelt wird die Protokollierung von Meetings und Gesprächen immer wichtiger. Hierfür stehen verschiedene KI-gestützte Protokollierungssoftwarelösungen zur Verfügung, die je nach Bedarf und Anwendungsszenario eingesetzt werden können. Hier ein Überblick über die gängigsten Tools und ihre Einsatzgebiete:
Wortprotokoll/Transkription
In der Medizin oder im juristischen Bereich müssen oft detaillierte Berichte erstellt werden, für deren manuelle Eingabe den Mitarbeitenden oft die Zeit fehlt. Hier kann eine Transkriptionssoftware den Prozess erheblich beschleunigen und präzisieren. Sie ist eine effiziente Alternative zu herkömmlichen Sekretariats- oder Schreibdiensten.
Dragon von Nuance: Eine führende Transkriptionssoftware, die für ihre hohe Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit bekannt ist.
Media Interface: Bietet spezialisierte Lösungen für die medizinische Transkription und andere Fachbereiche.
Protokollierung in Videokonferenzen MS Teams, Zoom Companion
Für Benutzer, die hauptsächlich mit Plattformen wie MS Teams oder Zoom arbeiten, bieten integrierte Protokollierungstools eine komfortable Lösung. Diese Tools sind direkt in die Plattformen integriert und ermöglichen eine einfache Aufzeichnung und Protokollierung von Gesprächen. Häufig werden dabei nur allgemeine Kurzprotokolle erstellt und keine zusätzlichen Funktionen wie der Vergleich verschiedener Gespräche, die Erstellung eigener Protokollstandards oder ein eigenes Branding ermöglicht.
Microsoft Copilot: Integriert in die Microsoft 365 Suite und bietet erweiterte Protokollierungs- und Assistenzfunktionen.
Google Gemini: Ein KI-gestützter Assistent für Google Workspace, der auch Protokollierungsfunktionen bietet.
Zoom AI Companion: Bietet integrierte Protokollierungsfunktionen für Zoom-Meetings.
Leichtgewichtige Meeting-Tools mit Meeting-Bot
Diese meist amerikanischen Anbieter mit Datenverarbeitung in Amerika setzen häufig einen zusätzlichen Teilnehmer als Meeting Bot ein, der das Gespräch aufzeichnet. Diese Tools benötigen in der Regel Kalenderdaten oder werden per E-Mail zur Teilnahme eingeladen. Ein Nachteil ist, dass die Aufzeichnung oft beginnt, bevor alle Teilnehmer ihre Zustimmung gegeben haben, was datenschutzbewusste Teilnehmer (DSGVO) verunsichern kann.
Fireflies.ai: Ein KI-gestützter Meeting Bot, der automatisch Gespräche aufzeichnet und transkribiert.
Otter.ai: Ein bekanntes Tool zur automatischen Transkription von Meetings und Gesprächen.
Tucan.ai: Einer der wenigen deutschen Anbieter mit einem Meetingbot bietet einen speziellen Fokus auf die Marktforschung und lokale Datenverarbeitung.
Gong.io: Sie waren die Vorreiter im Bereich Conversational Intelligence und wurden speziell für Vertriebsteams entwickelt, um Gespräche zu analysieren und zu protokollieren.
Protokollierung im Browser oder als lokale Desktopanwendung
Es gibt Tools, die entweder installiert oder als Browser-Erweiterung hinzugefügt werden müssen. Diese Lösungen sind flexibel und können leicht in bestehende Arbeitsumgebungen integriert werden.
tldv: Ein Tool zur einfachen Protokollierung und Highlight-Erstellung in Videokonferenzen.
Jamie.ai: Ein Browser-Plugin für die einfache Protokollierung von Online-Meetings.
SpeechMind: Schnell nutzbare Browser-Anwendung nach Account-Registrierung zur Protokollierung von Online-/ Präsenz-Meetings/Hybrid-Meetings. Neben Kurzprotokollen werden auch Wortprotokolle, Ergebnisprotokolle und detaillierte Verlaufsprotokolle erstellt. Die Verlaufsprotokolle sind auf die Bedürfnisse von dokumentationspflichtigen Besprechungen zugeschnitten, die bei Vorstands- oder Kommunalensitzungen auftreten.
Protokollierung über Schnittstelle
Mit SpeechMind ist die Protokollierung besonders einfach und datenschutzkonform. Nach der Ankündigung der Aufzeichnung wird die Aufzeichnung über den Aufnahmeknopf gestartet, der in verschiedenen Videokonferenzsystemen vorhanden ist. Dadurch werden alle Teilnehmenden über die Aufzeichnung informiert, ohne dass ein Bot anwesend ist. SpeechMind bietet eine Integration/Schnittstelle zum Speicherort der Aufzeichnung und kann die dort abgelegten Dateien automatisch protokollieren. Dies funktioniert auch mit Cloud-Telefonanlagen.
Protokollierung Präsenz-Meetings
Bei Präsenzsitzungen erfolgt die Protokollierung über Mikrofone, die die Aufzeichnungen in die Software hochladen. Diese Methode ist nur mit wenigen Softwarelösungen möglich, bietet aber Anpassungsmöglichkeiten wie Spracheinstellungen, Protokollformat und Benennung der Sprecher. Bei Präsenzsitzungen besteht manchmal die Schwierigkeit, dass die Transkriptionsqualität durch eine schlechte Audioaufnahme negativ beeinflusst wird. Unsere SpeechMind-Kunden haben uns berichtet, dass sie selbst mit Handy-Aufnahmen sehr gute Protokolle erstellen konnten. In anderen Räumlichkeiten gab es aber auch Schwierigkeiten mit einer Konferenzmikrofonanlage. Es wird empfohlen, im Einzelfall die Gesprächsaufzeichnung zu testen, um beurteilen zu können, ob KI-Protokollierung am Sitzungsort einsetzbar ist.
Protokollierung über mobile App
Tools wie Pipescribe von Pipegenerator bieten die Möglichkeit, lokale Aufzeichnungen über Smartphones durchzuführen. Diese Apps sind ideal für unterwegs und ermöglichen eine flexible Protokollierung. Die Software bietet einen besonderen Fokus auf Verkaufsgespräche und ermöglicht sogar das Anhängen von Dokumenten an das Protokoll.
On-Premise Tools für bestimmte Aufgaben
AlphaSpeech ist ein Beispiel für eine On-Premise Lösung, die in Forschungsprojekten entwickelt wurde, wie z.B. zusammen mit dem Stadtrat Dresden. Diese Tools setzen auf Open Source Modelle und sind für Organisationen geeignet, die Cloud-Lösungen vermeiden möchten.
Test über Beratungsangebot
Für Unternehmen, die unsicher sind, welche Lösung am besten zu ihnen passt, bietet sich eine Beratung an. Experten, wie z. B. Urs Felber von UFE Consulting testen die Softwarelösungen und beraten Unternehmen umfassend, bevor sie eine Entscheidung treffen.
Was sind die Gemeinsamkeiten/Unterschiede der genannten Anbieter?
Den genannten Anwendungen ist gemeinsam, dass aus einer Aufzeichnung Text in unterschiedlicher Form erzeugt wird. Dies geht zum Teil über die Erstellung von Wortprotokollen hinaus, da z.B. Vorlagen ausgefüllt oder personalisierte Protokolle erstellt werden können. Auch die Zielgruppen der Anbieter variieren von Medizin über Journalismus bis hin zu politischen Sitzungsprotokollen. Der Einsatz der Tools sollte daher mit der eigenen Branche abgestimmt werden, um den versprochenen Mehrwert zu liefern. Die Unterschiede zwischen den Anbietern sind hauptsächlich technischer Natur. Eine dieser Randbedingungen ist die maximale Länge der Sitzungen. Aber auch die Art der Aufzeichnung per Plugin, App oder automatischem Bot. Diese Systeme erlauben meist keinen manuellen Upload der Aufzeichnungen und sind primär auf Online- oder Hybrid-Meetings ausgerichtet. Anbieter von Präsenzsitzungen ermöglichen den manuellen Upload und die Bearbeitung der Gespräche. Aber auch das Angebot an Schnittstellen zu bestehenden Systemen unterscheidet sich deutlich, wobei sich vor allem die Ausgangsschnittstellen in z.B. HubSpot, Atlassian oder Microsoft Systemen unterscheiden.
Was gibt es beim Datenschutz zu beachten?
Organisationen in Europa sollten die Datenverarbeitungsstandorte der Anbieter genau prüfen. Insbesondere kostenlose Tools bergen oft Risiken bei der Datenverarbeitung, und die Datenschutzverantwortlichen von Organisationen dulden häufig keine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb Europas. Lokal gehostete Tools benötigen Rechenkapazität, die oft nur mit teuren Grafikkarten in Rechenzentren zur Verfügung steht. Es ist abzuwägen, ob sich der Aufwand lohnt, die eigene Datenverarbeitung sicher und schnell zu gestalten. Ein guter Mittelweg ist häufig die Verarbeitung der Daten in einer DSGVO-zertifizierten Cloud bei einem Auftragsdatenverarbeiter, der die Daten nicht trainiert. Für eine reibungslose Nutzung sollte der Softwareanbieter auch über automatische Löschfristen verfügen, damit personenbezogene Daten wieder aus dem System entfernt werden können.
Fazit
Die Auswahl einer geeigneten Protokollierungssoftware hängt stark von den individuellen Anforderungen und dem Einsatzgebiet ab. Ein Vergleich kann hinsichtlich der Import-/Exportmöglichkeiten, des Funktionsumfangs, der Protokollformate, der Transkriptionsqualität, des Datenschutzes und der Geschwindigkeit vorgenommen werden.
SpeechMind zeichnet sich durch einfache Bedienung, Integration und DSGVO-Konformität aus. Es ist daher eine sehr gute Wahl für die Protokollierung, wenn Online/Präsenz-Meetings durchgeführt werden und hohe Anforderungen an die Qualität der Protokolle und die Vollständigkeit der enthaltenen Informationen gestellt werden. Unternehmen, die Wert auf Datenschutz legen, finden kompetente Beratung bei der DSGVO-konformen Einführung von KI-Protokollierungssoftware.
Wünschen sie sich mehr Informationen zu dem Thema? Dann buchen sie sich unverbindlich ein Beratungsgespräch, um mehr darüber über die Einführung und den Nutzen von KI-Protokollierungslösungen zu erfahren.
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