Der smarte Einsatz von ChatGPT fürs Meeting

ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) ist ein künstlicher Intelligenz-Algorithmus, der speziell für die Erstellung von Texten entwickelt wurde. Er basiert auf dem Konzept des maschinellen Lernens und kann große Mengen an Texten analysieren, um daraufhin eine Antwort oder einen Kommentar zu generieren. Eine Gesprächs-Zusammenfassung, Protokoll oder Dokumentation ist ein essentieller Bestandteil einer Besprechung, doch lauern ein paar Gefahren bei der blinden Verwendung von ChatGPT für diesen Anwendungsfall.

Protokollerstellung aus Notizen

ChatGPT braucht klare Anweisungen, zum Beispiel wie es Informationen strukturieren und in welcher Länge oder Format es die Antwort formulieren soll. Wenn die handschriftlichen Notizen in ChatGPT hochgeladen werden, kann man sich mit Fragen, wie “Identifiziere die Aufgaben innerhalb dieser Meeting Mitschrift”, die erwähnten Aufgaben zurückgeben lassen. Dies ist aber stark abhängig von der Qualität der selbst formulierten Mitschriften und es kann leicht passieren, dass wichtige Informationen oder Aufgaben vergessen werden.

Protokollerstellung mit Transkript

Einige Anbieter von Videokonferenzsystemen bieten schon an, ein Transkript des Meetings auszugeben. Man könnte dieses seitenlange Transkript manuell kopieren, in ChatGPT einfügen und dann bestimmte Fragen an ChatGPT stellen, die es auf Basis des Transkriptes beantworten soll. Neben der Tatsache, dass es sehr umständlich ist, das Transkript manuell zu kopieren, ist es auch mühsam, die Ergebnisse anschließend eigenhändig zu strukturieren.

Automatische Protokollerstellung

Für die reibungslose Erstellung eines Protokolls gibt es die Möglichkeit, Software einzusetzen, die den kompletten Prozess der Protokollerstellung automatisch durchführt.

Die Software führt folgenden Prozess durch:

1. Aufzeichnung der Besprechung
2. Transkription der Tonspur (Umwandlung Audio in Text)
3. Strukturierung des Transkriptes, damit es für Chat GPT besser lesbar ist
4. Verarbeitung des Transkriptes mit den entsprechenden Eingabeaufforderungen in ChatGPT
5. Ausgabe der Kategorien des Protokolls (Aufgaben, Entscheidungen etc.) in einer Software
6. Weiterleitung des Protokolls an Kolleg:innen

Theoretisch ist es natürlich möglich, diesen Prozess auch manuell durchzuführen. Dies ist aber sehr zeitaufwendig. Eine viel effizientere Möglichkeit ist, die SpeechMind Software einzusetzen, die diese Schritte automatisch durchführt.

Insgesamt gibt es viele Vorteile bei der Nutzung von ChatGPT im Meeting. Es kann die Kommunikation verbessern, Missverständnisse reduzieren, die Produktivität erhöhen, Anonymität und Barrierefreiheit bieten und den Wissenstransfer verbessern. Wenn Ihr Unternehmen oder Team virtuelle Meetings abhält, sollten Sie in Betracht ziehen, ChatGPT als Mittel zur Verbesserung dieser Meetings zu nutzen.