Das Tafelwerk des Sitzungsdienstes - Formulierungshilfe für kommunale Verlaufsprotokolle

Das Tafelwerk des Sitzungsdienstes: Ein wertvolles Instrument für präzise Verlaufsprotokolle

In der kommunalen Gremienarbeit sind Verlaufsprotokolle zentrale Dokumente, die politische Diskussionen und Entscheidungsprozesse nachvollziehbar dokumentieren. Ein besonders hilfreiches Werkzeug für die Protokollführung ist das “Tafelwerk des Sitzungsdienstes”, entwickelt von SpeechMind, auf das mittlerweile Kommunen und Landkreise aus 10 Bundesländern vertrauen.

Die Herausforderung der indirekten Rede in Verlaufsprotokollen

Wer im kommunalen Sitzungsdienst tätig ist, kennt die besondere Herausforderung bei Verlaufsprotokollen: Anders als im Wortprotokoll werden hier Redebeiträge in indirekter Rede wiedergegeben. Dabei muss nicht nur der Inhalt korrekt erfasst, sondern auch die Art und Weise der Äußerung angemessen dargestellt werden – eine Aufgabe, die sprachliches Fingerspitzengefühl erfordert.

Das Tafelwerk als sprachliche Orientierungshilfe

Das von SpeechMind entwickelte Tafelwerk bietet hier eine strukturierte Lösung. Es kategorisiert verschiedene Ausdrucksweisen nach zwei Hauptachsen:

• Die horizontale Achse reicht von “Emotional” bis “Neutral”
• Die vertikale Achse unterscheidet zwischen “Dialogisch” und “Monologisch”

Diese Matrix ermöglicht es Protokollführenden, genau die richtige Formulierung für die jeweilige Situation zu finden und in der indirekten Rede anzuwenden.

Unterschied zwischen Protokollarten am praktischen Beispiel

Um den Mehrwert des Tafelwerks zu verdeutlichen, hier ein Beispiel aus einer Stadtratssitzung zum Thema “Neubau eines Kindergartens”:

Wortprotokoll (direkte Wiedergabe): “Stadtrat Müller: ‘Ich halte diesen Standort für völlig ungeeignet! Der Lärmschutz ist nicht ausreichend berücksichtigt und die Verkehrsanbindung ist eine Katastrophe. Wir werden diesem Vorschlag auf keinen Fall zustimmen!‘”

Ergebnisprotokoll (nur Beschlüsse): “Der Stadtrat lehnt den vorgeschlagenen Standort für den Kindergartenneubau mit 14 zu 11 Stimmen ab.”

Verlaufsprotokoll (indirekte Rede) ohne Tafelwerk: “Stadtrat Müller sagte, dass er den Standort für ungeeignet halte. Er kritisierte den Lärmschutz und die Verkehrsanbindung. Er kündigte an, dass seine Fraktion dem Vorschlag nicht zustimmen werde.”

Verlaufsprotokoll mit Anwendung des Tafelwerks: “Stadtrat Müller protestierte laut gegen den vorgeschlagenen Standort. Er kritisierte scharf die aus seiner Sicht unzureichenden Lärmschutzmaßnahmen und bezeichnete die Verkehrsanbindung als problematisch. Er betonte nachdrücklich, dass seine Fraktion dem Vorschlag nicht zustimmen werde.”

Der Unterschied ist deutlich: Während das einfache Verlaufsprotokoll zwar den Inhalt wiedergibt, fehlt ihm die Nuance der emotionalen Dynamik. Das mit Hilfe des Tafelwerks erstellte Protokoll hingegen vermittelt auch die Intensität und den Charakter der Diskussion, bleibt dabei aber professionell und sachlich.

Praktische Anwendung des Tafelwerks

Die Protokollführenden können während einer Sitzung das Tafelwerk konsultieren, um den passenden Ausdruck zu finden:

• Für emotional aufgeladene Wortmeldungen: “empörte sich”, “widersprach heftig”, “verteidigte energisch”
• Für sachliche Beiträge: “erläuterte”, “informierte”, “stellte dar”
• Für zustimmende Reaktionen: “bestätigte”, “stimmte zu”, “fügte hinzu”
• Für kritische Einwände: “mahnte deutlich”, “warnte eindringlich”, “beklagte vehement”

Wie Sie Ihre Protokollführung generell optimieren können, erfahren Sie in unserem Beitrag Digitalisierung des Sitzungsdienstes.

SpeechMind als Innovationspartner für kommunale Verwaltungen

Mit der Entwicklung des Tafelwerks hat SpeechMind eine wichtige Lücke im kommunalen Sitzungsdienst geschlossen. Das Unternehmen hat sich als zuverlässiger Partner für innovative Lösungen im Verwaltungsbereich etabliert, was sich in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Kommunen und Landkreisen in 10 Bundesländern widerspiegelt. Mehr über unsere Unterstützungen in der kommunalen Verwaltung erfahren Sie in unserem Fachbeitrag.

Fazit: Professionelle Verlaufsprotokolle durch sprachliche Präzision

Das Tafelwerk des Sitzungsdienstes ist ein unverzichtbares Hilfsmittel für alle, die regelmäßig Verlaufsprotokolle erstellen müssen. Es verbessert nicht nur die sprachliche Qualität der Protokolle, sondern trägt auch dazu bei, die politische Diskussionskultur authentisch und differenziert zu dokumentieren. Für Kommunen, die Wert auf präzise und nuancierte Protokollierung legen, bietet SpeechMind mit diesem Tool eine wertvolle Unterstützung für die tägliche Arbeit im Sitzungsdienst.

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