KI-gestützte Protokollierung von Gemeinderatssitzungen - Eine rechtliche Einordnung

Einleitung

Die Digitalisierung macht auch vor Kommunen nicht halt. Der Einsatz von KI zur Unterstützung der Protokollierung von Gemeinderatssitzungen wirft bei vielen Gemeinden Fragen zur rechtlichen Zulässigkeit auf. Wir haben am Beispiel der Gemeindeordnung von Baden-Württemberg eine Argumentationsgrundlage für die Verwaltung geschaffen, eine KI-Protokollierung nutzen zu können.

Grundsätzliche Anforderungen der Gemeindeordnung

Die Gemeindeordnung Baden-Württemberg regelt in § 38 die Anforderungen an die Niederschrift von Gemeinderatssitzungen. Demnach muss die Niederschrift “den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen” enthalten, insbesondere:

• Name des Vorsitzenden
• Zahl der anwesenden und abwesenden Gemeinderäte
• Gegenstände der Verhandlung
• Anträge
• Abstimmungs- und Wahlergebnisse
• Wortlaut der Beschlüsse

Diese Anforderungen können durch eine KI-gestützte Protokollierung sogar besonders gut erfüllt werden, da die Software eine strukturierte Erfassung aller relevanten Aspekte ermöglicht.

Rechtliche Rahmenbedingungen für Sprachaufzeichnungen

Öffentliche und nichtöffentliche Sitzungen

Die Aufzeichnung und Verarbeitung der Stimme dient als technisches Hilfsmittel zur Erfüllung der gesetzlichen Dokumentationspflicht und ist damit zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.

Für nichtöffentliche Sitzungen gemäß § 35 GemO gelten besondere Schutzanforderungen. Hier muss nichtöffentlich verhandelt werden, wenn es das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner erfordern. Die Gemeinderäte sind zur Verschwiegenheit über alle in nichtöffentlicher Sitzung behandelten Angelegenheiten verpflichtet.

Voraussetzungen für rechtskonforme Aufzeichnungen

Für eine rechtskonforme Aufzeichnung zur Protokollerstellung müssen:

• Die Teilnehmer über die Aufzeichnung informiert werden
• Die Aufzeichnung nur zum Zweck der Niederschrifterstellung erfolgen
• Die Löschung der Aufnahmen nach Fertigstellung des Protokolls sichergestellt sein
• Die Vorgaben des § 38 GemO zur inhaltlichen Gestaltung der Niederschrift eingehalten werden

Datenschutzanforderungen

Grundsätze nach Art. 5 DSGVO

Eine Software muss folgende Grundsätze erfüllen:

• Rechtmäßigkeit
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Speicherbegrenzung

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung muss regeln:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten
• Kategorien betroffener Personen
• Pflichten und Rechte des Verantwortlichen
• Technische und organisatorische Maßnahmen

Technische und organisatorische Maßnahmen

Nach Art. 32 DSGVO erforderliche Maßnahmen:

• Verschlüsselung der Daten in Ruhe und bei der Übertragung
• Verarbeitung ausschließlich in europäischen Rechenzentren
• Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Dokumentation aller Verarbeitungsvorgänge

Transparenz und demokratische Kontrolle

• Die Software erstellt zunächst ein vollständiges Transkript als Basis
• Änderungen und Korrekturen sind nachvollziehbar dokumentiert
• Die Gemeinderäte behalten ihre Kontrollrechte
• Die Öffentlichkeit behält Zugang zu den Protokollen öffentlicher Sitzungen

Vorteile für die Verwaltungsmodernisierung

• Effizientere Verwaltungsabläufe mit Reduktion der Nachbereitungszeit um 75%
• Schnellere Veröffentlichung der Protokolle nach Ratssitzungen
• Höhere Qualität und Konsistenz der Protokolle
• Bessere Durchsuchbarkeit und Archivierung
• Entlastung der Verwaltungsmitarbeiter

Fazit

Die KI-gestützte Protokollierung von Gemeinderatssitzungen ist bei Einhaltung der rechtlichen Vorgaben nicht nur zulässig, sondern kann zu einer deutlichen Qualitätsverbesserung der Verwaltungsarbeit führen. Durch die Kombination aus klaren rechtlichen Rahmenbedingungen, technischen Sicherheitsmaßnahmen und demokratischer Kontrolle wird ein hoher Standard an Datenschutz und Transparenz gewährleistet.

Wichtige Hinweise für Gemeinden

• Die finale Verantwortung für die Niederschrift liegt weiterhin bei den zuständigen Amtsträgern
• Regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen ist erforderlich
• Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Software ist wichtig
• Dokumentation der Verarbeitungsprozesse ist notwendig

Haben Sie Fragen zu dem Thema? Zögern Sie nicht, die Experten von SpeechMind zu fragen! Wir bringen die Erfahrung aus unzähligen Verwaltungen aus Deutschland mit.