Einleitung
Die Protokollierung von kommunalen Sitzungen ist ein unverzichtbares Element für die Transparenz und Rechenschaftspflicht in der öffentlichen Verwaltung. Durch die genaue Dokumentation von Sitzungsinhalten wird nicht nur die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen gewährleistet, sondern auch gesetzlichen Anforderungen Genüge getan. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in diesem Bereich verspricht, Effizienz und Genauigkeit der Protokollierungsprozesse erheblich zu steigern.
Warum sollte das bisherige Vorgehen der manuellen Protokollierung überdacht werden?
Die Protokollierung, insbesondere die Erstellung und Nachbearbeitung von Protokollen, sind sowohl zeitintensiv als auch komplex. Die Sitzungen variieren in ihrer Länge und die Nachbearbeitungszeit hängt stark von der Erfahrung der Protokollanten ab. Die bisherige Vorgehensweise verlangt, dass eine Person zum Protokollieren die ganze Zeit anwesend ist, was besonders bei abendlichen Sitzungen Überstunden und Mehrbelastung bedeutet. Einige Kommunen gehen inzwischen einen digitalen Weg der Protokollierung, bei welchem sie die Tonspur der Gespräche aufzeichnen und anschließend mit Unterstützung von KI ein Protokoll formulieren lassen. Dieses wird dann von den Mitarbeitenden des Sitzungsdienstes überprüft und über Sitzungsmanagementsoftware veröffentlicht. Kunden von SpeechMind übertragen die Protokollinhalte in Software, wie z.B. vom Marktführer ALLRIS, regisafe RIS, Session/SessionNet/Mandatos, more! rubin oder Sternberg. Eine Herausforderung ist es, effiziente und zugleich datenschutzkonforme Verfahren zu implementieren, die sowohl den rechtlichen Anforderungen entsprechen als auch praktikabel sind.
Ist eine Protokollierung/Niederschrift von kommunalen Sitzungen erforderlich?
Ja, die Protokollierung von kommunalen Sitzungen ist erforderlich. In der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg wird z.B. explizit verlangt, dass „über den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen des Gemeinderats eine Niederschrift zu fertigen ist“ und diese bestimmte Details wie Namen des Vorsitzenden, Anwesenheiten, Gegenstände der Verhandlung, Anträge und Beschlüsse enthalten muss (§ 38). Ähnliche Anforderungen finden sich auch in anderen Gemeindeordnungen, wie in der Sächsischen Gemeindeordnung, die vorschreibt, dass Beschlüsse in der Form von Wortlaut oder zusammenfassenden Berichten nach Bestätigung der Niederschrift zu veröffentlichen sind (§ 36b Absatz 2).
Darf man die öffentlichen Sitzungen aufzeichnen?
In Sachsen dürfen öffentliche Sitzungen aufgezeichnet werden, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt. Dies umfasst die Übertragung von Bild und Ton über Live-Stream sowie deren Aufzeichnung und Abrufmöglichkeit (§ 37 Absatz 3). Es muss jedoch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Gemeinderatsmitglieder gewahrt bleiben, und bei Widerspruch müssen technische Mittel eingesetzt werden, um die Rechte der betroffenen Mitglieder zu schützen.
Darf man die nicht öffentlichen Sitzungen aufzeichnen?
Die Gemeindeordnungen spezifizieren häufig keine direkten Regelungen zur Aufzeichnung von nicht öffentlichen Sitzungen. Generell ist bei nicht öffentlichen Sitzungen von einer höheren Datenschutzanforderung auszugehen, um die Vertraulichkeit zu wahren. Dies kann erfolgen durch die Auswahl eines Anbieters mit einer Datenverarbeitung in Deutschland und dem zügigen Löschen von den personenbezogenen Daten, wie der Sprachspur.
Fazit
Die Protokollierung in kommunalen Gremien stellt eine komplexe Aufgabe dar, die durch den sinnvollen Einsatz von Technologie wesentlich erleichtert werden kann. Lösungen wie automatisierte Transkriptionssysteme und spezialisierte Software bieten dabei nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern tragen auch dazu bei, die rechtlichen Anforderungen effizienter und genauer zu erfüllen. Dies verbessert nicht nur die Transparenz, sondern stärkt auch das Vertrauen in die kommunale Verwaltung. Mittlerweile gibt es Anbieter, wie SpeechMind, die zum Einsatz einer kommunalen Protokollierung beraten und dies DSGVO konform begleiten können.
