80% Zeitersparnis durch KI-Protokollierung

Ausgangssituation

Die Braunschweig Beteiligungen GmbH als städtisches Unternehmen stand vor diversen Herausforderungen im Bereich der Protokollführung und Dokumentation von Besprechungen. Regelmäßig finden verschiedene Arten von Meetings statt die Protokolliert werden müssen, darunter:

• Projektgruppensitzungen zu verschiedenen Themen
• Externe Gespräche mit Dienstleistern (z.B. Gebäudedienstleistern)
• Turnus-Gespräche mit der Gesellschafterin (Stadt Braunschweig)
• Besprechungen mit anderen Gesellschaften aus dem Teilkonzern

Herausforderungen bei der Protokollführung

Vor der Einführung von SpeechMind standen die Mitarbeitenden vor zwei wesentlichen Problemen:

1. Hoher Zeitaufwand: Die manuelle Protokollierung von Meetings beanspruchte viel Zeit, die nicht effektiv für andere Aufgaben genutzt werden konnte. Die Mitarbeitenden mussten “vor einem weißen Blatt Papier” beginnen und alle besprochenen Punkte selbst strukturieren und zusammenfassen.

2. Mangelnde Erfahrung mit Protokollführung: Neue Mitarbeitende, die aus anderen beruflichen Kontexten kommen und nicht aus dem Verwaltungsbereich stammen, verfügten über wenig Erfahrung in der systematischen Dokumentation von Besprechungen. Die Erstellung ist in vielen Fällen jedoch erforderlich und wird oft als unliebsame Aufgabe empfunden.

Einführung von SpeechMind

Die Entscheidung für SpeechMind erfolgte aufgrund der Notwendigkeit einer systematischen und zeitsparenden Lösung zur Protokollführung. Die Implementierung verlief schrittweise:

1. Einführung in ausgewählten Bereichen: Zunächst wurde SpeechMind für interne Meetings eingesetzt, wo eine grundsätzliche Offenheit für neue Technologien bestand.

2. Transparente Kommunikation und klare Prozesse: Bei der Einführung wurde besonderer Wert auf Transparenz gelegt, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz und die Datenverarbeitung. Dies trug dazu bei, anfängliche Bedenken, insbesondere hinsichtlich der bezüglich der KI-Technologie, zu mindern. Für die Nutzung wurden klare Prozesse definiert. So wird zu Beginn jeder Sitzung die Einwilligung aller Teilnehmer eingeholt und der Start sowie das Ende der Aufnahme deutlich kommuniziert.

3. Ausweitung auf weitere Einsatzbereiche: Nach positiven ersten Erfahrungen wurde der Einsatz auf weitere Meeting-Typen ausgeweitet, darunter Projektgruppensitzungen, Gespräche mit externen Dienstleistern sowie Treffen mit den Gesellschaftern.

Erzielte Verbesserungen und Vorteile

Durch den Einsatz von SpeechMind konnte die Braunschweig Beteiligungen GmbH signifikante Verbesserungen in verschiedenen Bereichen erzielen:

• Erhebliche Zeitersparnis: Die Zeit für die Protokollerstellung wurde um 70-80% reduziert. Protokolle für einstündige Gespräche können nun in etwa 30 Minuten fertiggestellt werden.

• Unterstützung unerfahrener Mitarbeitenden: Besonders Mitarbeitende ohne vorherige Erfahrung in der Protokollführung profitieren von der strukturierten Vorgabe durch das System.

• Ungefilterte Erfassung aller Diskussionspunkte: Die KI-basierte Transkription stellt sicher, dass alle besprochenen Punkte erfasst werden, ohne dass eine subjektive Filterung stattfindet.

• Flexibilität bei der Nachbearbeitung: Die Möglichkeit, das generierte Protokoll vor dem Versenden noch einmal individuell anzupassen, wird als großer Vorteil angesehen.

• Schnelle Verfügbarkeit: Protokolle können zeitnah nach den Meetings bereitgestellt werden – bei Turnus-Gesprächen teilweise bereits am folgenden Tag.

Ausblick

Die Braunschweig Beteiligungen GmbH plant, den Einsatz von SpeechMind in Zukunft weiter auszubauen:

1. Ausweitung auf formellere Gremien: Nach den positiven Erfahrungen mit regulären Meetings besteht Interesse, die Lösung künftig auch für formellere Gremien wie Aufsichtsratssitzungen oder Gesellschafterversammlungen zu nutzen. Hierzu soll zunächst weitere Erfahrung gesammelt werden, um eine solide Basis für die Einführung in diesen sensiblen Bereichen zu schaffen.

2. Verbreitung im städtischen Konzern: Die positiven Erfahrungen haben bereits dazu geführt, dass andere städtische Gesellschaften Interesse an der Lösung zeigen. Im Rahmen der konzerninternen Zusammenarbeit “Löwenrudel” wird ein Wissensaustausch zu SpeechMind gefördert.

Die Braunschweig Beteiligungen GmbH sieht in SpeechMind einen wichtigen Baustein für die Modernisierung ihrer internen Prozesse und schätzt besonders die einfache Handhabung, Transparenz und Unabhängigkeit von großen Software-Ökosystemen.

Schlüsselwörter: Protokollierung, KI-basierte Transkription, Zeitersparnis, Städtische Unternehmen, Effizienzsteigerung, Meetingkultur, Transparenz, Datenschutz, Digitalisierung der Verwaltung, Konzerninterner Wissensaustausch