Stadt Bad-Langensalze

Ausgangssituation

Die Stadt Bad Langensalza, eine Kur- und Rosenstadt in Thüringen mit rund 18.000 Einwohnern, stand vor einer klassischen Herausforderung im kommunalen Sitzungsmanagement. Mit 3-4 Stadtratssitzungen pro Jahr und 8-12 verschiedenen Gremiensitzungen summierte sich die Protokollarbeit zu einer zeitintensiven und ungeliebten Aufgabe.

Die IT-Abteilung der Stadtverwaltung besteht aus zwei Personen, die etwa 150-200 Geräte betreuen. Sven Seidel, der technisch versierte Teil des IT-Duos, kam ursprünglich aus der Privatwirtschaft in die Verwaltung und brachte eine pragmatische Herangehensweise an technische Herausforderungen mit.

Die Stadtverwaltung nutzte bereits seit Jahren Audioaufzeichnungen für die Protokollierung. Die Protokollanten nahmen die Sitzungen auf und schrieben anschließend am PC alles manuell herunter – ein zeitaufwändiger Prozess, der bei Stadtratssitzungen von 3-5 Stunden besonders belastend war.

Herausforderungen

Das Protokollierungsproblem:

Die manuelle Protokollarbeit war aus mehreren Gründen problematisch:

• Enorme Zeitinvestition: Protokollanten saßen stundenlang an der Nachbearbeitung
• Kreative Blockaden: Ständige Suche nach passenden Formulierungen und der richtigen Wortwahl für komplexe Sachverhalte
• Terminprobleme: Manchmal waren Protokolle noch nicht fertig, wenn die nächste Sitzung bereits anstand
• Beschwerden: Fehler oder Unvollständigkeiten führten zu Rückmeldungen aus den Gremien

Die technische Ausgangslage:

Als die Lizenz für die bisherige Fußpedal-Software auslief, ergab sich die Chance, über Alternativen nachzudenken. Sven Seidel erkannte, dass die bisherige Technik nicht mehr zeitgemäß war und suchte nach moderneren Lösungen.

Datenschutzrechtliche Bedenken:

Die Prüfung öffentlich verfügbarer KI-Modelle kam schnell zu einem klaren Ergebnis: Aus Datenschutzgründen waren diese keine Option. Die Hauptprobleme:

• Vertrauliche Daten dürfen nicht auf öffentlichen Plattformen verarbeitet werden
• Verwendung für Trainingsdaten muss ausgeschlossen sein
• Selbst-Hosting war aufgrund fehlender technischer Hardware und Komplexität keine praktikable Lösung

Anforderungen an eine Lösung:

• Datenschutzkonforme Verarbeitung
• Technisch zuverlässige Infrastruktur
• Angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Einfache Handhabung für die Protokollanten

Der Weg zur Lösung: Einführung von SpeechMind

Mit diesen klaren Anforderungen im Gepäck begann Sven Seidel die Suche nach einer geeigneten Lösung. Die Evaluation verschiedener Anbieter führte schließlich zu SpeechMind.

Der pragmatische Schnellstart:

Was folgte, war für eine Kommunalverwaltung bemerkenswert: Vom Erstkontakt bis zur produktiven Einführung vergingen lediglich zwei Wochen. Diese außergewöhnliche Geschwindigkeit war kein Zufall, sondern das Ergebnis gründlicher Vorarbeit und pragmatischer Entscheidungsfindung.

Der Entscheidungsprozess:

Sven Seidel hatte bereits Vorarbeit geleistet und verschiedene Lösungen evaluiert. Die Überzeugungsarbeit beim Fachbereichsleiter erfolgte pragmatisch:

1. Prototyping mit internen Daten: Zunächst wurde SpeechMind mit eigenen Meetings getestet
2. Aufbereitung und Demonstration: Die Ergebnisse wurden dem Verwaltungsleiter präsentiert
3. Sofortige Zustimmung: Der Vorteil der Zeitersparnis war unmittelbar erkennbar
4. Schnelle Entscheidung: Die ungeliebte Protokollarbeit konnte erleichtert werden

Die Überzeugungsstrategie war dabei bewusst pragmatisch: Den Vorgesetzten wurde nicht nur die Technologie, sondern vor allem der konkrete Nutzen präsentiert. Der Fachbereichsleiter, der grundsätzlich offen gegenüber neuen Technologien ist, sah sofort die Vorteile für die Mitarbeitenden.

Die Schulungsstrategie – “Keep it simple”:

Bad Langensalza verfolgte einen unkonventionellen, aber äußerst effektiven Schulungsansatz:

Grundlagenschulungen: Zunächst führte die IT-Abteilung allgemeine KI-Schulungen durch, um Hemmschwellen abzubauen und ein grundlegendes Technologieverständnis zu schaffen.

Direktes Lernen am lebenden Objekt: Statt theoretischer Schulungen wurde SpeechMind direkt an echten Protokollen demonstriert. Jeder Protokollant erhielt eine individuelle Einführung mit seinen eigenen Gremien – beim Stadtrat wurden Stadtratsprotokolle verwendet, bei anderen Gremien die jeweiligen Aufzeichnungen.

Begleitetes Learning-by-Doing: Sven Seidel und sein Team setzten sich zu den Protokollanten und arbeiteten gemeinsam am ersten Protokoll. Je nach Person dauerte diese Einarbeitungsphase 1-3 Durchläufe.

Peer-Learning: Ein wichtiger Nebeneffekt entwickelte sich organisch – erfahrenere Nutzerinnen und Nutzer unterstützten Kolleginnen und Kollegen mit weniger Erfahrung bei neuen Stadtratssitzungen.

Realistische Erwartungshaltung:

Von Anfang an wurde klar kommuniziert, dass die KI für die grobe Arbeit gedacht ist und die menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt. Seidel betont, dass etwa 80% der Arbeit durch die KI erledigt werden, die restlichen 20% aber weiterhin die Expertise der Protokollanten erfordern. Diese Erwartungshaltung war entscheidend für die Akzeptanz – die Protokollanten verstanden, dass ihre Arbeit weiterhin wichtig und notwendig ist.

Technische Integration:

• Ratsinformationssystem: Nutzung von SD.net von Sternberg
• Arbeitsweise: Copy-Paste aus SpeechMind ins Ratsinformationssystem (die verfügbare Schnittstelle wurde bewusst nicht genutzt, um den menschlichen Kontrollpunkt zu bewahren)
• Audioaufnahme: Bestehende Anlagen mit 15-20 Jahren Betriebszeit in Gremiensitzungen, professionellere Geräte im Stadtrat
• Mikrofontechnik: Tischmikrofone und Saalmikrofone mit direkter Spracheingabe

Datenschutz und Information:

• Grundlage: Alle Gremien- und Stadtratsmitglieder hatten bereits der Audioaufzeichnung zugestimmt
• KI-Information: Vor jeder Sitzung erfolgt mündliche Information durch Bürgermeister, Protokollant oder Vorsitzenden
• Pragmatischer Ansatz: Keine separate schriftliche Einverständniserklärung für KI-Auswertung, da bereits Zustimmung zur Audioaufnahme vorlag
• Datenverarbeitung: Server in Europa, keine Verwendung für Trainingsdaten

Erzielte Verbesserungen

Dramatische Zeitersparnis:

Ein konkretes Beispiel illustriert den Effizienzgewinn eindrucksvoll: Eine Protokollantin kam mit Zeitnot und der Notwendigkeit, ein dringendes Protokoll zu erstellen. Sven Seidel lud die MP3-Datei hoch, und nach der Mittagspause meldete sich die Kollegin: Das Protokoll war fertig.

Sven Seidel fasst zusammen: “Ich hätte jetzt schon gesagt, sonst hätten sie jetzt 2 Tage gebraucht und so hat es jetzt innerhalb des Vormittags gemacht.”

Während die KI in der Mittagspause arbeitete, konnte die Protokollantin anderen Aufgaben nachgehen.

Qualitative Verbesserungen:

• Wegfall der Wortfindungsprobleme: Die kreative Blockade bei komplexen Sachverhalten entfällt weitgehend
• Konsistentere Protokolle: Grundstruktur wird automatisch erstellt
• Weniger Nachfragen: Weniger Beschwerden über fehlende oder falsche Inhalte
• Pünktlichere Fertigstellung: Protokolle sind rechtzeitig vor der nächsten Sitzung verfügbar

Organisatorische Vorteile:

• Aufgabenverschiebung: Protokollanten haben mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben
• Weniger Überstunden: Keine stundenlangen Nachbearbeitungen mehr nötig
• Verbesserte Arbeitszufriedenheit: Die ungeliebte Aufgabe wird erträglicher

Hohe Akzeptanz:

Etwa 95% der Protokollanten nutzen SpeechMind aktiv und sehen den Vorteil. Selbst anfängliche Skeptiker, die zunächst die KI-Vorschläge ohne ausreichende Kontrolle übernahmen, lernten durch konstruktives Feedback schnell, dass die Nachkontrolle unverzichtbar ist.

Politische Akzeptanz:

Bei den Stadtrats- und Gremienmitgliedern gab es überraschend wenig Rückfragen. Die Haltung war pragmatisch: Am Ende zählt das Ergebnis – ein korrektes und vollständiges Protokoll. Wie dieses erstellt wird, ist zweitrangig. Sven Seidel vergleicht es mit dem Unterschied zwischen Graben mit einer Schaufel oder mit den Händen – das Endergebnis ist entscheidend.

Realistische Erwartungen und menschliche Expertise:

Bad Langensalza setzte von Anfang an auf transparente Kommunikation: Die KI übernimmt etwa 80% der Arbeit – die schwere Grundarbeit der Transkription und Strukturierung. Die verbleibenden 20% erfordern jedoch weiterhin die Expertise der Protokollanten, insbesondere bei:

• Sprachlichen Feinheiten: Dialekte, regionale Ausdrücke und persönliche Sprechweisen
• Kontextuelle Details: Korrekte Schreibweise von Namen, Überprüfung von Zahlenangaben
• Politische Nuancen: Ironie, Wortspiele und subtile Botschaften zwischen den Zeilen
• Besondere Situationen: Aufnahmen unter suboptimalen Bedingungen (z.B. bei Außenterminen)

Diese ehrliche Einordnung – KI als leistungsfähiges Werkzeug, das menschliche Fachkompetenz ergänzt, aber nicht ersetzt – trug wesentlich zur hohen Akzeptanz bei den Protokollanten bei.

Besonderheiten des Bad Langensalzaer Ansatzes

Keine Dienstanweisung für KI:

Im Gegensatz zu vielen anderen Kommunen entschied sich Bad Langensalza bewusst gegen eine formale Dienstanweisung. Die Begründung ist pragmatisch: Die KI-Technologie entwickelt sich so schnell, dass eine Dienstanweisung ständig aktualisiert werden müsste. Stattdessen gibt die Verwaltung Empfehlungen für die Mitarbeitenden heraus, wie KI in der Verwaltung verwendet werden soll.

Die Schaufel-Philosophie:

Sven Seidels durchgängige Metapher prägt den Ansatz: KI ist ein Werkzeug für die grobe Arbeit, nicht für Feinheiten. So wie man eine Schaufel nicht für Feinarbeiten im Garten verwendet, um ein Beet gerade zu ziehen, ist die KI für die grundlegende Protokollarbeit gedacht. Diese realistische Einordnung verhinderte überzogene Erwartungen und ermöglichte produktive Nutzung.

Der Mensch im Mittelpunkt:

Ein zentrales Prinzip der Einführung war die Klarstellung, dass der Mensch weiterhin die Kontrolle behält. SpeechMind ist ein Werkzeug, das die Arbeit erleichtert, aber die finale Verantwortung und Entscheidung liegt beim Menschen. Diese Haltung durchzieht die gesamte Implementierung und erklärt auch, warum die verfügbare Schnittstelle zum Ratsinformationssystem bewusst nicht genutzt wird – der manuelle Copy-Paste-Prozess garantiert, dass jeder Protokollant noch einmal über den Inhalt schaut.

Wirtschaftliche Betrachtung

Die Investition in SpeechMind erwies sich als wirtschaftlich äußerst sinnvoll. Mit einer Jahreslizenz, die für die gesamte Stadtverwaltung genutzt werden kann, steht die Arbeitszeiteinsparung in keinem Verhältnis zu den Kosten. Die eingesparte Zeit – umgerechnet in Arbeitsstunden – macht die Investition bereits nach wenigen Protokollen rentabel.

Besonders bemerkenswert ist, dass die Zeitersparnis nicht nur bei Standardsitzungen, sondern auch bei komplexeren oder längeren Sitzungen zum Tragen kommt. Die Protokollanten können sich nun auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und müssen nicht mehr Stunden mit reiner Transkriptionsarbeit verbringen.

Neben den direkten Kostenvorteilen gibt es auch indirekte positive Effekte: Weniger Überstunden, höhere Arbeitszufriedenheit und die Möglichkeit, personelle Ressourcen für andere wichtige Verwaltungsaufgaben einzusetzen.

Fazit

Die Stadt Bad Langensalza demonstriert eindrucksvoll, dass erfolgreiche KI-Einführung nicht kompliziert sein muss. Der “Keep it simple”-Ansatz von Sven Seidel und seinem Team zeigt: Mit klarer Kommunikation, realistischen Erwartungen und pragmatischer Umsetzung lässt sich KI-Protokollierung in kürzester Zeit etablieren.

Erfolgsfaktoren:

• Geschwindigkeit durch Pragmatismus: Zwei Wochen vom Erstkontakt zur Einführung
• Lernen am echten Objekt: Keine theoretischen Schulungen, sondern direktes Arbeiten mit eigenen Protokollen
• Ehrliche Kommunikation: Klare Benennung von Stärken und Grenzen der Technologie
• Menschliche Kontrolle: Bewusstes Beibehalten manueller Kontrollpunkte
• Flexible Regelwerke: Empfehlungen statt starrer Dienstanweisungen
• IT aus der Praxis: Ein IT-Verantwortlicher mit Privatwirtschaftserfahrung, der “Keep it simple” lebt

Die Schaufel-Metapher fasst die Philosophie perfekt zusammen: KI erledigt die schwere Grundarbeit, damit Menschen sich auf die Feinarbeit konzentrieren können – und genau diese Feinarbeit ist es, die gute Protokolle ausmacht.

Das Bad Langensalzaer Modell beweist: Manchmal ist der einfachste Weg der beste. Keine monatelangen Strategieprozesse, keine komplexen Dienstvereinbarungen – einfach machen, lernen, anpassen.

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