Verbandsgemeinde Hermeskeil, Rheinland-Pfalz

Ausgangssituation

Die Verbandsgemeinde Hermeskeil in Rheinland-Pfalz steht vor einer besonderen Herausforderung: Mit 13 Ortsgemeinden und einem umfangreichen Gremiensystem müssen etwa 35-40 Mitarbeitende regelmäßig Sitzungsdienste übernehmen – zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben. Sarah Klassen, Digitalisierungsbeauftragte und Büroleiterin, erkannte ein wachsendes Problem: Immer mehr Quereinsteiger in der Verwaltung taten sich schwer mit der Protokollierung.

Die Verbandsgemeinde nutzt das Ratsinformationssystem Session von Sternberg für die Verwaltung ihrer Gremienarbeit. In allen 13 Ortsgemeinden müssen Ratssitzungen protokolliert werden – von den Mitarbeitenden der Verbandsgemeinde selbst, nicht von den Ortsbürgermeistern oder externen Schriftführern. Dies summiert sich zu einer erheblichen Belastung für das Team.

Die bisherige Arbeitsweise war klassisch: Die Schriftführer gingen mit Papier und Stift oder Tablet zu den Sitzungen, machten sich Notizen und formulierten anschließend am Schreibtisch die Niederschrift direkt in Session. Audioaufzeichnungen waren in der Hauptsatzung seit 2019 zwar zu Protokollierungszwecken erlaubt, wurden aber faktisch nicht genutzt.

Herausforderungen

Das Protokollierungsproblem aus Verbandsgemeinde-Perspektive:

Im Gegensatz zu größeren Städten hat eine Verbandsgemeinde eine spezifische Herausforderung: Die Vielzahl an zu betreuenden Gremien. Die Verbandsgemeinde Hermeskeil betreut:

• Einen Verbandsgemeinderat mit 32 Ratsmitgliedern (ca. 4 Sitzungen pro Halbjahr)
• Einen Hauptfinanzausschuss (HFA)
• 13 Ortsgemeinden mit jeweils eigenen Räten (zwischen 2-4 Sitzungen pro Halbjahr)

Dies bedeutet: Etwa 35-40 Personen müssen im Wechsel Protokolle schreiben. Manche nur 4-mal im Jahr, andere deutlich häufiger. Diese unregelmäßige Frequenz erschwert die Routine-Entwicklung erheblich.

Die Quereinsteiger-Problematik:

Sarah Klassen beobachtete ein zunehmendes Problem: Quereinsteiger ohne kommunalrechtlichen Hintergrund oder ohne tiefen Einblick in inhaltliche Zusammenhänge taten sich extrem schwer. Sie sollten in Ratssitzungen komplexe Diskussionen verstehen, sich Notizen machen und danach verwaltungstaugliche Texte formulieren – eine Überforderung.

Psychische Belastung:

Die Situation verschärfte sich dramatisch: Mitarbeitende entwickelten regelrechte Ängste vor dem Sitzungsdienst. Sarah Klassen erkannte die Zeichen:

• Kurzfristige Absagen mit vorgeschobenen privaten Terminen
• Krankheitsmeldungen vor Sitzungsterminen
• Lange Bearbeitungszeiten am Schreibtisch
• Qualitative Probleme beim Satzbau und der Textlogik
• Zeitnot, weil die Protokollarbeit andere wichtige Aufgaben blockierte

Technische und organisatorische Anforderungen:

• Keine Aufnahmegeräte vorhanden – reine Mitschrift auf Papier/Tablet
• Unterschiedliche Räumlichkeiten mit verschiedenen akustischen Bedingungen
• 5 Personen müssen zeitgleich protokollieren können
• Datenschutzkonforme Lösung erforderlich
• Einfache Handhabung für heterogene Nutzergruppe
• Integration mit bestehendem Ratsinformationssystem Session

Der Weg zur Lösung: Pilotphase mit SpeechMind

Die Entdeckung:

Sarah Klassen recherchierte in Zeiten von Digitalisierung und KI nach Lösungen und stieß dabei auf SpeechMind. Der erste Kontakt verlief unkompliziert, und schnell wurde eine Pilotphase vereinbart.

Der strategische Testansatz:

Statt mit einer regulären Ratssitzung zu beginnen, wählte Sarah Klassen einen cleveren Einstieg: Sie testete SpeechMind zunächst in einer Ortsbürgermeisterdienstbesprechung. Dieser Rahmen bot mehrere Vorteile:

• Weniger formeller Kontext ohne rechtliche Verbindlichkeit
• Anwesenheit der Ortsbürgermeister, die später auch in den Gremien dabei sein würden
• Möglichkeit, frühzeitig politische Akzeptanz zu prüfen
• Niedrigschwelliger Test für die Technologie

Die Reaktion war unerwartet positiv: “Wow, cool! Ihr setzt KI ein!” – Die Ortsbürgermeister zeigten sich begeistert statt skeptisch.

Die eigene Überzeugung:

Sarah Klassen, selbst erfahrene Protokollantin, testete die erste Aufnahme und war sofort überzeugt. Auch für sie als routinierte Schriftführerin brachte das Tool spürbare Zeitersparnis – insbesondere bei der mühsamen Suche nach passenden Formulierungen für komplexe Sachverhalte.

Interne Kommunikation:

Mit dieser positiven Erfahrung kommunizierte Sarah Klassen im Haus: “Ich habe eine coole Lösung – wer hat Lust, das auszuprobieren?” Die Reaktion übertraf alle Erwartungen: Nicht nur die erwarteten paar mutigen Pioniere meldeten sich, sondern fast alle aus dem Sitzungsdienst wollten teilnehmen.

Strukturierte Pilotphase:

Die Verbandsgemeinde startete eine dreimonatige Pilotphase mit folgenden Elementen:

• Anschaffung von zunächst einem, später zwei Zoom H5 Studio Aufnahmegeräte
• Organisation über die IT: Mitarbeitende erstellen ein Ticket, um das Gerät auszuleihen
• 5 User-Lizenzen ohne Personalisierung (flexible Nutzung)
• Interne Schulungen zur Software-Nutzung
• Begleitende Evaluation während der Testphase

Die technische Lösung:

Daniel Scholz, IT-Verantwortlicher der Verbandsgemeinde, wählte bewusst das Zoom H5 Studio Aufnahmegeräte mit 32-Bit-Float-Aufnahme. Der Vorteil: Es braucht keine Tontechniker zum Auspegeln der Mikrofone. Die Qualität bleibt auch bei nachträglicher Lautstärke-Anpassung erhalten – ein entscheidender Faktor für Nicht-Profis im Sitzungsdienst.

Die Geräte wurden in verschiedensten Räumlichkeiten getestet:

• Kleine Bürgerhäuser in Ortsgemeinden
• Großer Sitzungssaal mit Teppichboden im Rathaus
• Räume mit schwieriger Akustik (Fliesen, Glasscheiben, keine Schallabsorber)

Überall funktionierte die Aufnahme zuverlässig – selbst bei Einwohnerfragestunden, wo Bürger aus dem Publikum sprachen, nahm das Gerät die Stimmen klar auf.

Einführung und Schulungsstrategie

Keep it simple – Die Software ist selbsterklärend:

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die intuitive Bedienbarkeit von SpeechMind. Sarah Klassen betont: Die Software ist mit orangenen Buttons ausgestattet, die den richtigen Weg zeigen. Ob jung oder alt, ob technikaffin oder nicht – alle kamen damit zurecht.

Schulungsschwerpunkt: Nicht die Software, sondern die Nutzung:

Die Schulungen fokussierten sich nicht auf technische Details, sondern auf die richtige Einordnung: Wie nutzt man das, was die KI liefert? Die zentrale Botschaft war klar: SpeechMind ist ein Werkzeug, das eine Rohfassung liefert – der Mensch muss noch darüber arbeiten.

Sarah Klassen kommunizierte realistisch: Die KI wird nie erkennen können, wo die Schwerpunkte in einer Diskussion liegen. Diese menschliche Expertise bleibt unverzichtbar. Das war entscheidend für die Akzeptanz – niemand fühlte sich ersetzt, sondern entlastet.

Individuelles Arbeiten ermöglichen:

Die Verbandsgemeinde gab bewusst keine strikte Arbeitsweise vor. Jeder Sachbearbeiter sollte für sich entscheiden:

• Wie viel Zeit investiere ich in die Sprecherzuordnung?
• Wie detailliert nutze ich die KI-Vorschläge?
• Wo setze ich meine persönlichen Schwerpunkte bei der Nachbearbeitung?

Diese Flexibilität war wichtig, da die Sitzungen unterschiedlich sind: Bei einer Sitzung mit vielen Beschlussvorlagen und wenig Diskussion bringt die KI weniger, bei diskussionsintensiven Sitzungen ist der Nutzen enorm.

Organisatorische Prozesse:

Die IT (Daniel Scholz) übernahm das Gerätemanagement:

1. Mitarbeitende erstellen ein IT-Ticket für Sitzungstermin
2. Gerät wird am Sitzungstag abgeholt (inkl. kurzer Einweisung)
3. Am nächsten Tag wird Gerät mit Aufnahme zurückgebracht
4. IT lädt Datei hoch und stellt sie auf internem Server bereit
5. IT vergibt temporäre Zugangsdaten für einen der 5 User
6. Nach Bearbeitung löschen Mitarbeitende die Daten (inkl. Tonaufnahme)
7. IT kontrolliert Löschung aus Datenschutzgründen

Datenschutz und Information:

Die Hauptsatzung erlaubt seit 2019 Tonaufzeichnungen zu Protokollierungszwecken. Die Verbandsgemeinde vertrat pragmatisch die Position: Wenn die Aufzeichnung erlaubt ist und SpeechMind DSGVO-konform arbeitet, ist die KI-Verarbeitung abgedeckt.

In den Sitzungen wird transparent kommuniziert, dass Aufzeichnung und KI-Auswertung stattfinden. Negative Rückmeldungen blieben aus – die politischen Gremien waren pragmatisch: Am Ende zählt das Ergebnis, ein korrektes Protokoll.

Erzielte Verbesserungen

Dramatischer Rückgang der Belastung:

Die Angst vor dem Sitzungsdienst ist nahezu verschwunden. Mitarbeitende melden sich nicht mehr kurzfristig krank oder schieben private Termine vor. Die psychische Entlastung ist spürbar – für Betroffene und Führung gleichermaßen.

Qualitative Verbesserungen:

Besonders die Quereinsteiger profitieren enorm:

• Satzbau und Formulierung: Die KI liefert bereits gut formulierte Sätze, die als Basis dienen
• Fachliche Logik: Der Kontext wird durch die KI bereits strukturiert aufbereitet
• Zeitgewinn am Schreibtisch: Statt stundenlang an Formulierungen zu feilen, kann nachbearbeitet werden
• Mehr Zeit für Kernaufgaben: Weniger Protokollarbeit bedeutet mehr Zeit für eigentliche Verwaltungsaufgaben

Bemerkenswerte Akzeptanz:

Nach der dreimonatigen Pilotphase war die Entscheidung klar: Langfristige Nutzung. Eine aktuelle Umfrage (Februar 2026) ergab: Alle teilnehmenden Kolleginnen und Kollegen möchten SpeechMind weiterhin nutzen.

Sarah Klassen berichtet von einer Kollegin: “Sie war begeistert, weil es hat funktioniert” – selbst bei schwierigen Ortsgemeinden mit intensiven Diskussionen und herausfordernden Ortsbürgermeistern fällt die Niederschrift jetzt deutlich leichter.

Flexibilität in der Anwendung:

Ein besonderer Fall zeigt die Flexibilität: Als keine Aufnahmegeräte mehr verfügbar waren, testete eine Mitarbeiterin die SpeechMind-App auf ihrem privaten Smartphone. Dank direkter Aufnahme über die App gab es keine datenschutzrechtlichen Bedenken (keine Speicherung in privater Cloud). Das Ergebnis: Die Kollegin war begeistert – auch diese Lösung funktionierte perfekt.

Erweiterung auf interne Meetings:

Ermutigt durch den Erfolg testet die Verbandsgemeinde SpeechMind inzwischen auch bei internen Besprechungen:

• Fachbereichsleiterrunden: Statt nachträglich stundenlang Vermerke zu schreiben, wird aufgezeichnet und mit SpeechMind dokumentiert
• Externe Termine: Mitarbeitende nehmen das Gerät zu Besprechungen außerhalb mit
• Projektbesprechungen: Wichtige Entscheidungen werden direkt dokumentiert

Der Vorteil: Bei internen Meetings ist die Erwartung an formale Perfektion geringer – man ist schneller mit dem Ergebnis zufrieden, auch wenn es nicht 100% perfekt ist.

Arbeitsweise mit dem System:

Die praktische Arbeit gestaltet sich wie folgt:

1. Sprecherzuordnung: Optional – bei Beschlussprotokollen meist nicht nötig, außer für Vorsitzende und wichtige Wortbeiträge
2. Tagesordnungspunkte: Derzeit manuelles Kopieren aus Session-Einladung in SpeechMind (Schnittstelle für späteren Ausbau geplant)
3. KI-Verarbeitung: Verlaufsprotokoll wird erstellt mit Zuordnung zu Tagesordnungspunkten
4. Nachjustierung: Protokoll kann nachbearbeitet werden (zu lang, zu kurz, inhaltliche Anpassungen)
5. Übertragung: Copy-Paste aus SpeechMind direkt nach Session

Besonderheiten des Hermeskeiler Ansatzes

Mut zur Praxis statt perfekter Vorbereitung:

Die Verbandsgemeinde verzichtete bewusst auf langwierige Vorabklärungen. Sarah Klassen formuliert es ehrlich: “Wir haben uns da einfach mutig rangewagt und haben es einfach gemacht.” Eine formale Datenschutzfolgeabschätzung wurde nicht durchgeführt – der Datenschutzbeauftragte war eingebunden und das rechtliche Fundament (Hauptsatzung) war gegeben.

Diese Pragmatik erwies sich als Erfolgsfaktor: Statt monatelang zu planen, wurde schnell getestet und aus der Praxis gelernt.

Die Werkzeug-Philosophie:

Sarah Klassen betont konsequent: “Es ist ein Werkzeug, was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt, man muss es einfach richtig einsetzen.” Diese Haltung durchzieht das gesamte Projekt:

• KI ist kein Ersatz für Menschen im Sitzungsdienst
• KI kann Schwerpunkte in Diskussionen nicht erkennen
• Die menschliche Expertise bleibt unverzichtbar
• Das Tool erledigt die Roharbeit, der Mensch die Feinarbeit

Geringe Bürokratie bei internen Meetings:

Bei internen Aufzeichnungen (Fachbereichsleiter, Projektmeetings) verzichtet die Verbandsgemeinde auf formale Einwilligungserklärungen. Die Begründung ist pragmatisch: Wenn man anfängt, intern Einwilligungen einzuholen, kann man direkt aufhören. Die transparente Ankündigung der Aufzeichnung und die Freiwilligkeit der Teilnahme genügen.

Diese Haltung stieß auf breite Akzeptanz: Die Kolleginnen und Kollegen erkannten den Nutzen – Zeitersparnis bei der späteren Dokumentation – und waren gerne bereit, “ihre Stimme zu opfern”.

Technische Exzellenz ohne Perfektion:

Die Wahl der 32-Bit-Float-Aufnahmetechnik zeigt die Balance: Professionelle Qualität ohne professionelle Tontechniker. Das Gerät steht einfach auf dem Tisch vor der Schriftführerin, kein kompliziertes Setup, keine Mikrofonanlage nötig (auch wenn eine vorhanden wäre).

Selbst suboptimale Räume (bis 5-6 Meter Entfernung zum Mikrofon, schwierige Akustik, Hintergrundgeräusche) liefern brauchbare Ergebnisse.

Evaluation und kontinuierliche Verbesserung:

Statt nach der Pilotphase abzuschließen, evaluiert die Verbandsgemeinde regelmäßig:

• Umfrage im Februar 2026 zur Nutzerzufriedenheit
• Nachschulungen bei Bedarf (zuletzt 2 Tage vor dem Webinar)
• Offenheit für Verbesserungsvorschläge
• Planung weiterer Optimierungen (Stimmwiedererkennung, Session-Schnittstelle)

Wirtschaftliche Betrachtung

Sarah Klassen ist beeindruckt vom Preis-Leistungs-Verhältnis: “Es war ein Betrag, der mich in seiner Höhe, in seiner geringen Höhe gewundert hat.” Für eine kleine Verbandsgemeinde mit 5 Usern und entsprechendem Stundenkontingent waren die Kosten problemlos im laufenden Geschäft darstellbar – ohne Vorplanung im Haushalt.

Die Investitionen im Detail:

• Hardware: 2 Zoom H5 Studio Aufnahmegeräte mit 32-Bit-Float
• Zubehör: SD-Karten (256 GB), Ersatzakkus, optionales Ministativ
• Software: SpeechMind-Jahreslizenz mit 5 Usern

Die Zeitersparnis rechtfertigt die Kosten vielfach: Wenn 35-40 Personen im Jahr jeweils mehrere Stunden einsparen, steht dies in keinem Verhältnis zur Investition. Zudem wurde die Arbeitsqualität verbessert und die psychische Belastung der Mitarbeitenden deutlich reduziert.

Ein zusätzlicher Vorteil: Keine laufenden Wartungskosten, keine komplexe IT-Infrastruktur, keine Schulungen externer Trainer nötig.

Herausforderungen und realistische Erwartungen

Wo KI hilft – und wo nicht:

Sarah Klassen benennt offen die Grenzen:

• Sprechererkennung: Funktioniert grundsätzlich gut, aber bei gleichzeitigem Sprechen wird es schwierig
• Vorsitzenden-Rolle: Ein guter Sitzungsleiter, der für geordnete Wortmeldungen sorgt, hilft der KI enorm
• Beschlussvorlagen ohne Diskussion: Bei 10 Tagesordnungspunkten mit Beschlussvorlagen und ohne Diskussion bringt die KI wenig Mehrwert
• Subjektive Schwerpunktsetzung: Die KI kann nicht erkennen, was politisch wichtig war – das bleibt menschliche Aufgabe

Individuelle Arbeitsweisen akzeptieren:

Die Verbandsgemeinde erkannte: Nicht jeder profitiert gleichermaßen. Manche Kolleginnen und Kollegen sagen: “Ich bin, wenn ich selbst mache, viel schneller.” Das ist vollkommen in Ordnung. Entscheidend ist, dass die breite Masse – insbesondere Quereinsteiger und Gelegenheitsprotokollanten – deutlich profitiert.

Zeitmessung ist schwierig:

Sarah Klassen gibt ehrlich zu: Die genaue Zeitersparnis zu messen ist bei der Heterogenität der Sitzungen sehr schwer. Manche Kolleginnen sagen: “Es ist ein bisschen wie vorher, nur ein anderes Arbeiten.” Andere berichten von deutlicher Erleichterung. Das Gefühl ist nicht immer objektiv messbar.

Eindeutig messbar ist aber: Die psychische Belastung ist weg, die Angst vor Sitzungsdiensten verschwunden, die Bereitschaft zur Teilnahme hoch.

Ausblick und geplante Entwicklungen

Stimmwiedererkennung:

Die Verbandsgemeinde plant, die neue Funktion der Stimmwiedererkennung zu nutzen. Dafür müssen Einwilligungserklärungen eingeholt werden – geplant ist ein digitaler Prozess, etwa über Civento. Der erhoffte Nutzen: Noch weniger Zeit für Sprecherzuordnung, insbesondere bei wiederkehrenden Personen wie Bürgermeistern.

Session-Schnittstelle:

Derzeit werden Tagesordnungspunkte manuell kopiert. Die bereits existierende Schnittstelle zwischen SpeechMind und Session soll aktiviert werden, um diesen Schritt zu automatisieren. Längerfristig ist auch die Rückübertragung der fertigen Protokolle aus SpeechMind nach Session geplant.

Ausweitung auf weitere interne Prozesse:

Die Verbandsgemeinde möchte verstärkt auch bei externen Terminen, Projektbesprechungen und Verwaltungsinternen Meetings auf KI-Dokumentation setzen. Ziel: Statt stundenlang Vermerke zu schreiben, mit SpeechMind schnell zur Dokumentation kommen.

Anpassung rechtlicher Grundlagen:

Mittelfristig plant die Verbandsgemeinde, die Hauptsatzung detaillierter zu formulieren bezüglich KI-Nutzung. Da aus den Räten keine rechtlichen Bedenken kamen, ist der Druck gering – aber eine saubere Dokumentation wird angestrebt.

Fazit

Die Verbandsgemeinde Hermeskeil zeigt eindrucksvoll, dass erfolgreiche KI-Einführung kein IT-Projekt ist, sondern ein Change-Management-Projekt mit technischer Unterstützung.

Erfolgsfaktoren:

• Mut zur Praxis: Nicht perfekt vorbereiten, sondern mutig testen und lernen
• Strategischer Pilotansatz: Start mit niedrigschwelligem Setting (Ortsbürgermeister-Besprechung)
• Frühe politische Einbindung: Transparenz von Anfang an schafft Akzeptanz
• Realistische Kommunikation: Klare Benennung als Werkzeug, nicht als Ersatz
• Niedrige technische Hürden: Intuitive Software und einfache Hardware
• Flexibilität: Individuelle Arbeitsweisen ermöglichen statt Standardprozess erzwingen
• IT als Ermöglicher: Daniel Scholz und das IT-Team als serviceorientierter Support
• Führung mit Vorbildfunktion: Sarah Klassen testete selbst und konnte authentisch überzeugen

Die wichtigste Lektion:

Menschen haben Angst vor Veränderung – aber noch mehr Angst vor Überforderung. KI-Protokollierung nimmt die Überforderung weg, nicht die Menschen. Diese Botschaft konsequent zu kommunizieren und vorzuleben war der Schlüssel zum Erfolg in Hermeskeil.

Von 35-40 Mitarbeitenden mit Sitzungsdienst wollten nach der Information fast alle teilnehmen. Nach drei Monaten Pilotphase wollten alle weitermachen. Das ist keine Technologie-Erfolgsgeschichte – das ist eine Geschichte über gutes Change-Management und mutiges Führung in der Verwaltung.

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