Gemeinde Seekirchen am Wallersee in Salzburg

Ausgangssituation

Die Gemeinde Seekirchen am Wallersee in Salzburg mit knapp 12.000 Einwohnern liegt im direkten Einzugsgebiet der Stadt Salzburg und verzeichnet einen starken Zuzug. Die Gemeinde zeichnet sich durch eine besondere politische Konstellation aus: Es gibt keine absolute Mehrheit einer Partei, was sich unmittelbar auf die Sitzungskultur und vor allem auf die Anforderungen an die Protokollierung auswirkt.

Markus Dürnberger ist seit knapp drei Jahren in der Gemeinde tätig und teilt seine Arbeitszeit hälftig zwischen Personalverwaltung (Dienstverträge, Nachträge, Stundenänderungen, Dienstplan) und Sitzungsmanagement auf. Als Schriftführer in der Gemeindevorstehung und Gemeindevertretung ist er zudem interne Servicestelle für alle Schriftführer:innen im Haus, die für Ausschüsse zuständig sind.

Die politische Situation in Seekirchen macht besonders genaue Protokollierung erforderlich: Bei 25 Gemeinderatsmitgliedern und variabel 10-15 Zuschauern je nach Tagesordnung sowie 2-3 Bürgerfragen pro Jahr ist die Dokumentation komplex und zeitintensiv.

Herausforderungen

Die Last der detaillierten Protokollierung:

Seekirchen führt nicht einfache Ergebnisprotokolle, sondern sehr ausführliche Verlaufsprotokolle. Jede Wortmeldung soll im Protokoll vorkommen, in chronologischer Reihenfolge und inhaltlich detailliert. Bei kontroversen Tagesordnungspunkten können einzelne Punkte 3-4 Seiten Protokolltext umfassen.

Die bisherige Arbeitsweise: Sitzungen wurden per Tonspur aufgezeichnet, anhand derer die Protokolle händisch erstellt wurden. Bei zweistündigen Sitzungen saßen die Protokollant:innen eineinhalb Tage an der Nachbearbeitung.

Zeitdruck und politische Anforderungen:

Besonders im Herbst, wenn alle 3-4 Wochen Sitzungen stattfinden, wurde die Zeit kritisch. Je schneller das Protokoll fertig ist, desto schneller kann die Verwaltung mit den Beschlüssen weiterarbeiten. Ohne fertiges Protokoll keine Beschlüsse, ohne Beschlüsse keine Umsetzung.

Die politischen Mehrheitsverhältnisse verschärften die Situation zusätzlich: Die Politiker:innen lesen sehr genau nach, was sie zu welchem Thema gesagt haben. Es kam regelmäßig zu Rückmeldungen über angeblich fehlende oder anders formulierte Aussagen. Die Genauigkeit der Protokollierung war politisch hochsensibel.

Anfängliche Skepsis:

Markus Dürnberger beschreibt sich selbst als anfangs skeptisch gegenüber technischen Lösungen. Er war pragmatisch eingestellt und hatte Zweifel, ob es wirklich eine Lösung gibt, die alle Anforderungen erfüllt. Die Befürchtung: Ein weiteres Programm, mit dem man sich abärgern muss, das nicht die erwarteten Ergebnisse liefert.

Besondere Herausforderung Dialekt:

Als österreichische Gemeinde im Salzburger Land kam die Sorge hinzu, ob eine KI-Lösung überhaupt mit dem lokalen Dialekt zurechtkommen würde.

Einführung von SpeechMind

Der Anstoß von außen:

Wie so oft waren es neue Kolleg:innen, die mit frischem Blick auf etablierte Prozesse schauten. Helga Odenal, eine neue Kollegin, stellte die entscheidende Frage, ob es für diesen enormen Zeitaufwand nicht moderne Lösungen geben müsse.

Die datenschutzkonforme Lösung:

Bei der Suche nach Lösungen war Datenschutz das Ausschlusskriterium Nummer eins. Öffentliche KI-Modelle kamen nicht in Frage. SpeechMind überzeugte durch datenschutzkonforme Serverstandorte in Europa und klare Regelungen zur Datenverarbeitung.

Die Zusammenarbeit mit der KufGem, dem kommunalen IT-Dienstleister in Österreich, war dabei entscheidend. Die KufGem hatte SpeechMind evaluiert, eine umfassende datenschutzrechtliche Analyse erstellt und stellte alle notwendigen Unterlagen bereit:

• Verfahrensverzeichnis
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Einwilligungserklärungen für Mandatar:innen
• Datenschutzerklärungen
• KI-Richtlinien nach EU AI Act

Der iterative Testprozess:

Seekirchen wählte einen pragmatischen Ansatz und startete mit der Testversion. Die Einstellung war: Probieren kostet nichts.

Phase 1 – Erste Tests mit vorhandener Technik: Die normalen Tonspuren, wie sie für die händische Protokollierung verwendet wurden, wurden ins Programm eingespeist. Das Ergebnis: Okay, aber es geht besser.

Phase 2 – Upgrade der Tontechnik: Die Erkenntnis: Tonqualität ist entscheidend. Das Sitzungszimmer wurde mit Podcast-Mikrofonen aufgerüstet. Ein Kollege im Haus, der für Veranstaltungen und Tontechnik zuständig ist, entwickelte ein flexibles System:

• Gemeindevertretungssitzungen: Ein Mikrofon am Rednerpult, eines beim Bürgermeister, eines fürs Publikum
• Kleinere Sitzungen: Mehrere Mikrofone am Tisch (etwa ein Mikrofon pro 2-3 Mandatar:innen)
• Mischpult: Ermöglicht einzelne Mikrofonsteuerung und Pausierung zwischen Sitzungsteilen

Phase 3 – Verschärfung der Gesprächsdisziplin: Für die 25-Personen-Gemeindevertretung wurde eine klare Regel etabliert: Wortmeldungen erfolgen am Rednerpult, direkt ins Mikrofon. Für Bürgeranfragen steht ein separates Mikrofon bereit.

Phase 4 – Kontinuierliche Produktverbesserung: Markus Dürnberger beschreibt den Prozess als kontinuierliches Mitwandern. Mit jeder Protokollierung gab es Verbesserungen bei der Sprecherzuordnung und der Benutzeroberfläche.

Die technische Integration:

• Ratsinformationssystem: Session.net von Somacos
• Innovative Schnittstelle: Als erste Gemeinde in Österreich testet Seekirchen die direkte Integration zwischen Session und SpeechMind. Tagesordnungspunkte und Teilnehmerlisten können automatisch importiert werden, was die KI-Qualität nochmals verbessert.

Das Berechtigungs- und Schulungskonzept:

Zugangsstruktur:

• Jede:r Ausschuss-Schriftführer:in erhält eigenen Zugang
• Für Gemeindevorstehung und -vertretung: Dreierteam zur gegenseitigen Vertretung
• Markus Dürnberger als interne Servicestelle für Rückfragen

Schulungsphilosophie: Intern, kollaborativ, bedarfsorientiert. Statt externer Schulungen entwickelte das Team gemeinsam Best Practices durch gegenseitigen Austausch und kontinuierliches Ausprobieren. Markus Dürnberger steht als Ansprechpartner auf kurzem Dienstweg zur Verfügung. Dies ist besonders wichtig für Ausschuss-Schriftführer:innen, die nur zweimal jährlich Protokolle erstellen.

Rechtliche Umsetzung:

Datenschutzkonzept:

• Geschäftsordnung: Erlaubt seit langem Tonaufnahmen
• Datenblatt für Mandatar:innen: Ergänzt um Hinweis auf KI-gestützte Protokollierung
• Einwilligungserklärung: Separate Zustimmung zur Stimmerkennung (noch nicht aktiv genutzt)
• Löschfristen: Automatische Löschung nach Protokollgenehmigung

Informationsfreiheitsgesetz: Seekirchen entschied sich bewusst für einen differenzierten Ansatz beim neuen Informationsfreiheitsgesetz:

• Veröffentlichung: Nur Beschlussprotokolle mit Abstimmungsergebnissen
• Detaillierte Protokolle: Für Mandatar:innen und interne Verwendung, auf Anfrage einsehbar
• Begründung: Spannungsfeld zwischen Transparenz und Datenschutz bei sehr detaillierten Protokollen

Erzielte Verbesserungen und Vorteile

Dramatische Zeitersparnis:

Von eineinhalb Tagen auf einen Nachmittag – eine Reduktion auf ein Drittel bis die Hälfte der ursprünglichen Zeit. Ein konkretes Beispiel aus dem Webinar: Petra aus der Nachbargemeinde Oberalm berichtete von einer zweieinhalb-stündigen Sitzung am Montag – um 17 Uhr war das Protokoll fertig, nachdem es über die Mittagspause transkribiert wurde.

Psychologischer Vorteil:

Die klassische Angst vor dem weißen Blatt entfällt. Statt bei Null zu starten, haben die Protokollant:innen eine Grundstruktur mit Verlauf und Inhalt, die sie verfeinern können. Dieser psychologische Vorteil wird von vielen Nutzern als mindestens ebenso wichtig eingeschätzt wie die reine Zeitersparnis.

Verbesserte Genauigkeit:

Durch die detaillierten KI-Vorschläge ist es einfacher, alle Wortmeldungen vollständig zu erfassen. Die politisch geforderte Genauigkeit lässt sich leichter einhalten.

Flexibilität in der Bearbeitung:

Das Dreierteam für die großen Sitzungen ermöglicht echte Arbeitsteilung: Eine Person lädt freitags die Datei hoch und macht die Sprecherzuordnung, eine Kollegin, die nur drei Tage pro Woche da ist, bearbeitet montags weiter.

Bewährte Gesprächskultur:

Die Disziplin, zum Rednerpult zu gehen, hat positive Nebeneffekte auf die Sitzungskultur. Wer aufsteht und zum Pult geht, überlegt sich genauer, was gesagt werden soll.

Dialekt-Erfolg:

Die anfängliche Sorge erwies sich als unbegründet. Mit guter Tonqualität funktioniert die Transkription auch bei salzburgerischem Dialekt zuverlässig.

Hohe Zufriedenheit:

Das Team sieht sich auf einer guten Basis und ist mit dem erreichten Stand zufrieden.

Besonderheiten des Seekirchner Ansatzes

Working in Progress statt Big Bang:

Die rechtliche Einarbeitung kam erst später im Prozess. Erst als das Programm so weit war, dass es funktionierte und gute Ergebnisse brachte, erfolgte die systematische Schulung und rechtliche Absicherung. Dieser pragmatische Ansatz ermöglichte schnelles Lernen ohne bürokratische Hürden.

Interne Servicestelle statt Einzelkämpfer:

Markus Dürnberger positionierte sich bewusst als Ansprechpartner für alle Schriftführer:innen. Dieses Modell verhindert, dass Ausschuss-Schriftführer:innen, die nur halbjährlich protokollieren, allein gelassen werden.

Prompt-Philosophie:

Das Team entwickelte durch Ausprobieren ein Gefühl für effektive Prompts. Die Erkenntnis: Möglichst kurz und konkret formulieren bringt die besten Ergebnisse.

Integration statt Insellösung:

Als Pilotgemeinde für die Session-SpeechMind-Schnittstelle zeigt Seekirchen, wie wichtig nahtlose Integration ist. Der automatische Import von Tagesordnungen und Teilnehmerlisten verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die KI-Qualität erheblich.

Differenzierte Öffentlichkeitsarbeit:

Statt alle Protokolle zu veröffentlichen, wählte Seekirchen einen durchdachten Mittelweg beim Informationsfreiheitsgesetz, der sowohl Transparenz als auch Datenschutz berücksichtigt.

Learnings und Empfehlungen

Markus Dürnbergers zentrale Botschaft an andere Gemeinden:

Offenheit gegenüber neuer Technologie ist wichtig, auch wenn man skeptisch ist. Man sollte sich trauen, neue Lösungen auszuprobieren. Gleichzeitig braucht jede Implementierung ihre Zeit und mehrere Durchläufe. Mit jeder Sitzung lernt man dazu und macht es beim nächsten Mal besser. Es ist ein laufender Prozess, aber man sollte sich nicht davor scheuen, Neues zu probieren.

Praktische Tipps:

1. Tontechnik ist entscheidend: Investition in gute Mikrofone zahlt sich aus
2. Gesprächsdisziplin etablieren: Klare Regeln für Wortmeldungen
3. Klein anfangen: Testversion nutzen, mit einfachen Sitzungen beginnen
4. Intern schulen: Kolleg:innen unterstützen sich gegenseitig besser als externe Trainer
5. Geduld haben: Jede Sitzung bringt neue Erkenntnisse
6. Datenschutz früh klären: Zusammenarbeit mit kommunalen IT-Dienstleistern nutzen

Fazit

Die Gemeinde Seekirchen demonstriert eindrucksvoll, wie aus anfänglicher Skepsis Überzeugung werden kann. Der Schlüssel lag in der Bereitschaft, Neues auszuprobieren, kombiniert mit der Geduld, einen iterativen Verbesserungsprozess zu durchlaufen.

Erfolgsfaktoren waren:

• Pragmatischer Start: Einfach ausprobieren statt lange planen
• Kontinuierliche Optimierung: Von Tontechnik bis Prompts
• Interne Expertise: Servicestelle statt Einzelkämpfer
• Realistische Erwartungen: Wissen, dass KI unterstützt, nicht ersetzt
• Starke Partner: KufGem für Datenschutz und Integration
• Offenheit für Innovation: Pilotgemeinde für neue Schnittstellen

Die Zeitersparnis von zwei Dritteln spricht für sich. Aber mindestens ebenso wichtig ist der psychologische Effekt: Statt vor dem weißen Blatt zu sitzen, können sich die Protokollant:innen auf das konzentrieren, was Menschen am besten können – die politischen Feinheiten erfassen, die zwischen den Zeilen liegen.

Das Seekirchner Modell zeigt: Mit der richtigen Mischung aus Offenheit, Geduld und pragmatischem Herangehen kann selbst die anspruchsvollste Protokollierung durch KI-Unterstützung deutlich erleichtert werden. Und manchmal braucht es eben den Anstoß von außen, um eingefahrene Prozesse zu hinterfragen.

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