Nutzung von KI Protokollierung in Workshops

Ausgangssituation

Bei größeren Bildungsveranstaltungen mit Workshop-Charakter stellt sich regelmäßig die Herausforderung: Wie kann man wertvolle Erkenntnisse, die an verschiedenen runden Tischen von engagierten Teilnehmer:innen zusammengetragen werden, vollständig erfassen und später auswerten?

Die Veranstaltung World-Café fand in verschiedenen Räumen unterschiedlicher Größe statt – von kleineren Workshop-Räumen bis hin zu großen Veranstaltungssälen. Eine professionelle Mikrofonausstattung stand nicht zur Verfügung, weshalb eine flexible und niederschwellige Lösung gefunden werden musste.

Herausforderungen

Technische Rahmenbedingungen

• Keine Mikrofoninfrastruktur in den Veranstaltungsräumen vorhanden
• Unterschiedliche Raumgrößen erfordern flexible Lösungen
• Parallele Workshop-Tische müssen gleichzeitig dokumentiert werden
• Spontaner Einsatz ohne aufwändige technische Vorbereitung notwendig

Dokumentationsanforderungen

• Vollständige Erfassung aller Workshop-Diskussionen an runden Tischen
• Tiefgründige Auswertung der Diskussionsergebnisse erforderlich
• Strukturierte Aufbereitung für weitere Verwendung
• Nachvollziehbarkeit für Nicht-Teilnehmer:innen

Organisatorische Aspekte

• Akzeptanz der Teilnehmer:innen muss sichergestellt werden
• Datenschutzkonforme Speicherung erforderlich
• Transparente Kommunikation über die Aufzeichnung notwendig

Implementierung: Ablauf der Workshop-Dokumentation

Phase 1: Ankündigung und Vorbereitung

Transparente Kommunikation

Das Team setzte von Anfang an auf klare Kommunikation mit den Teilnehmer:innen:

• Vorabinformation über geplante KI-Protokollierung
• Erklärung der Speicherung: Wo werden die Daten gespeichert?
• Erklärung der Verarbeitung: Wie funktioniert die KI-Auswertung?
• Klare Haltung: Selbstverständlicher Umgang schafft Akzeptanz

Technische Vorbereitung

• iPads (10. Generation) als Aufnahmegeräte organisiert
• iOS Sprachmemo-Funktion als Aufnahme-Tool gewählt
• Positionierung geplant: iPads in Tischmitte für optimale Erfassung

Phase 2: Durchführung der Aufzeichnung

Aufbau und Positionierung

• iPads in die Mitte der runden Tische platziert
• Sprachmemo-Funktion aktiviert zu Workshop-Beginn
• Kontinuierliche Aufzeichnung während gesamter Diskussion
• Minimale Störung des natürlichen Gesprächsflusses

Praktische Umsetzung

Die Lösung erwies sich als äußerst niederschwellig:

• Keine spezielle Hardware erforderlich
• Einfache Bedienung durch Standard-iOS-Funktionen
• Parallele Aufzeichnung an mehreren Tischen möglich
• Flexible Anpassung an verschiedene Raumgrößen

Phase 3: Auswertung mit SpeechMind

Upload und Verarbeitung

• Sprachmemo-Dateien nach Workshop-Ende gesammelt
• Upload in SpeechMind für automatische Transkription
• KI-gestützte Protokollierung der Diskussionsinhalte
• Strukturierte Aufbereitung nach Workshop-Themen

Detailauswertung

Die Auswertung erfolgt mehrstufig:

• Automatische Transkription durch SpeechMind
• Prüfung verschiedener Räume hinsichtlich Audioqualität
• Tiefgründige Analyse der Diskussionsergebnisse
• Nachbearbeitung für finale Dokumentation

Erzielte Verbesserungen und Vorteile

Teilnehmerakzeptanz

Die Akzeptanz bei den Workshop-Teilnehmer:innen war durchweg positiv:

• Transparenz schafft Vertrauen: Klare Erklärung über Speicherort und Verarbeitung der Aufnahmen
• Selbstverständliche Kommunikation: Eine klare Haltung des Organisationsteams verhinderte unnötige Unsicherheiten

Praktische Vorteile

Niederschwelligkeit

• Standard-Hardware: Keine speziellen Geräte erforderlich
• Einfache Bedienung: iOS-Sprachmemo ohne Schulungsbedarf
• Schnelle Implementierung: Ohne aufwändige Installation einsatzbereit
• Kosteneffizienz: Nutzung vorhandener iPads

Skalierbarkeit

• Beliebig viele Tische parallel dokumentierbar
• Verschiedene Raumgrößen mit gleicher Lösung abdeckbar
• Flexible Positionierung je nach Tischgröße und Teilnehmerzahl

Erkenntnisgewinnung

• Vollständige Erfassung aller Workshop-Diskussionen
• Nachträgliche Tiefenanalyse ohne Zeitdruck möglich
• Strukturierte Dokumentation für Folgeprojekte
• Nachvollziehbarkeit für Nicht-Teilnehmer:innen

Besondere Innovationen

iPad-Zentrierter Ansatz

Die Verwendung von Standard-iPads mit der integrierten Sprachmemo-Funktion erwies sich als Low-Tech-Lösung für High-Tech-Anforderungen – pragmatisch und effektiv.

Runder-Tisch-Optimierung

Die zentrale Positionierung in der Tischmitte maximiert die Erfassung aller Teilnehmer:innen bei Workshop-Diskussionen ohne störende Technik.

Haltung schafft Akzeptanz

Der selbstverständliche, transparente Umgang mit der KI-Protokollierung erwies sich als Schlüssel zur Akzeptanz – wichtiger als umfangreiche Einwilligungen.

Learnings für künftige Veranstaltungen

• Kontinuierliche Bewertung der Audioqualität in verschiedenen Raumgrößen
• Optimierung der iPad-Positionierung für maximale Erfassung
• Weiterentwicklung der Auswertungsmethodik

Fazit und Ausblick

Diese Fallstudie zeigt, wie SpeechMind auch außerhalb klassischer Sitzungskontexte erfolgreich eingesetzt werden kann. Der pragmatische iPad-Ansatz beweist, dass auch ohne professionelle Mikrofonausstattung hochwertige Workshop-Dokumentationen möglich sind.

Besonders bemerkenswert: Die hohe Teilnehmerakzeptanz durch transparente Kommunikation und selbstverständliche Haltung – ohne langwierige Einwilligungsprozesse.

Das Projekt demonstriert das Potenzial von KI-Protokollierung für:

• Bildungsveranstaltungen mit Workshop-Charakter
• Runde Tische und partizipative Diskussionsformate
• Veranstaltungen ohne technische Infrastruktur
• Erkenntnisgewinnung aus Gruppendiskussionen

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Verwendete Schlüsselwörter: SpeechMind, Workshop-Dokumentation, Veranstaltungsprotokollierung, iPad-Protokollierung, Bildungsveranstaltungen, runde Tische, KI-Workshop-Auswertung, iOS Sprachmemo, parallele Aufzeichnung, niederschwellige Technologie, Teilnehmerakzeptanz, Erkenntnisgewinnung, mobile Workshop-Dokumentation, Diskussionsrunden, partizipative Formate, Workshop-Erkenntnisse, flexible Raumnutzung, Veranstaltungsmanagement, Bildungsbereich