KI-Protokollierung in Kommunen einführen- Antworten auf zentrale Fragen

Einleitung

Immer mehr Kommunen vertrauen auf KI Protokollierung und profitieren von immensen Zeiteinsparungen in der Nachbereitung von Sitzungen. Wir haben die häufigsten Fragen zusammengestellt, welche diese Kommunen den Protokoll-Experten von SpeechMind stellen.

1. Wie verändert das die Arbeitsweise der Schriftführerinnen?

Die Einführung der KI-Software von SpeechMind effektiviert die Arbeit der Schriftführerinnen im öffentlichen Dienst, indem sie die repetitive und zeitaufwändige Aufgabe der Protokollerstellung unterstützt. Anstatt manuell Protokolle zu führen, können Schriftführerinnen sich auf die wesentlichen Inhalte und die Qualität der Diskussionen konzentrieren. Die KI erstellt aus einer Tonspur automatisch präzise Ergebnis- oder Verlaufsprotokolle basierend auf den Gesprächen, was sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Dokumentation erhöht. Dies ermöglicht den Schriftführerinnen, mehr Zeit für strategische Aufgaben und die Vorbereitung von Sitzungen zu verwenden.

2. Für welche Abteilungen eignet sich die KI-Protokollierung?

Die KI-Protokollierung eignet sich für alle Abteilungen, die regelmäßige Meetings, Sitzungen oder Besprechungen durchführen, insbesondere für:

• Sitzungsdienst, Team für Rats- und Ausschussarbeit,
• Betreuung von Ortsbeiräten,
• Zentrale Verwaltung in Kommunen oder Landkreisen,
• Sitzungen mit externen Parteien, wie Kammern, Vereinen oder Verbänden,
• Öffentlichkeitsarbeit und Bürgerengagement,
• Querschnittsfunktionen (Digitalisierung, EDV, IT),
• Personalabteilungen (HR).

3. Wer muss alles mit einbezogen werden in die Einführung der Software?

Die Einführung der Software sollte als interdisziplinäres Projekt betrachtet werden. Folgende Gruppen sollten einbezogen werden:

• Schriftführerinnen,
• Entscheidungsträger (Bürgermeister, Verwaltung),
• IT-Abteilung/Digitalisierungsverantwortliche (für technische Implementierung),
• Rechts- und Datenschutzbeauftragte (evtl. auch der CISO),
• Teilnehemde der Sitzungen (Rats- und Ausschussmitglieder).

Eine enge Zusammenarbeit zwischen diesen Gruppen ist entscheidend für eine reibungslose Einführung und Akzeptanz der neuen Technologie.

4. Welcher Arbeitsaufwand kommt auf mein Team zu, wenn wir es einführen wollen?

Der Arbeitsaufwand variiert je nach Größe der Kommune und der bestehenden Infrastruktur. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Erstgespräch mit Demo (30-45 min),
• Test der Software (30 min),
• Prüfung der Datenschutzunterlagen (3h),
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software (45 min),
• Anpassung interner Prozesse (2h).

In der Regel ist ein moderater Zeitaufwand notwendig, da die Software darauf ausgelegt ist, bereits bestehende Abläufe zu optimieren und nicht zu ersetzen.

5. Wie lange dauert eine Einführung durchschnittlich?

Die durchschnittliche Dauer für die Einführung der Software beträgt in der Regel zwischen 4 bis 8 Wochen. Dies umfasst die Konfiguration der Software, Schulungen für die Mitarbeitenden und erste Testphasen. Je nach Größe der Kommune und der Anzahl der Nutzer kann sich dieser Zeitraum jedoch verlängern.

6. Welche Einsparungen lassen sich damit erzielen?

Einsparungen können in verschiedenen Bereichen erzielt werden, darunter:

• Reduzierung des Zeitaufwands für die Nachbereitungszeit/Protokollerstellung um bis zu 90%.
• Schriftführerinnen brauchen nicht mehr an jeder Sitzung in den Abendstunden teilnehmen (Reduktion Überstunden).
• Verringerung des Reiseaufwandes zu entferten Sitzungen (z.B. Ortschaftsbeiräte).
• 40% schnellere Beantwortung von Anfragen nach der Sitzung (Chatbot).
• Keine von Ausschüssen oder vom Rat an die Verwaltung gestellten Aufgaben werden mehr vergessen .

Kurzfristig können diese Einsparungen dazu beitragen, Haushaltsmittel effektiver zu verwenden und die Produktivität zu steigern im Sinne einer schlanken Verwaltung.

7. Wie viel Kosten entstehen durchschnittlich?

Die Kosten für die Einführung der SpeechMind-KI-Software können variieren abhängig von Faktoren wie der Anzahl der Nutzer, der protokollierten Besprechungen und Support-Aktivitäten. Durchschnittlich liegen die Kosten zwischen 5.000 und 25.000 Euro für die gesamte Implementierung. Eine genaue Kostenschätzung kann nach einer Bedarfserhebung erstellt werden.

8. Was machen die Mitarbeiter:innen mit der frei gewordenen Zeit?

Die frei gewordene Zeit kann effektiv genutzt werden, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden zu reduzieren und sich auf strategische Aufgaben und inhaltliche Arbeit zu konzentrieren. Mögliche Tätigkeiten umfassen:

• Vorbereitung der Stadtratssitzungen
• Vertiefte Analysen von Sitzungsergebnissen
• Betreuung von Bürgeranfragen und -projekten
• Weiterbildung und persönliche berufliche Entwicklung

Die neuen Aufgaben führen nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch zu einer insgesamt besseren Dienstleistungsqualität für die Bürger:innen.

9. Wie fügt sich die Software in Prozesse ein?

Während bei einer Ausschusssitzung bisher immer eine Person anwesend sein musste, die die Schriftführung übernimmt ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig. Es genügt, wenn anwesende Personen eine Tonaufzeichnung des Gespräches anfertigen. (Anleitung zur Aufzeichnung der Tonspur)

Diese wird dann an die Verwaltung übergeben. Diese laden die Tondatei in eine Software. Die Software erstellt dann innerhalb von 1-2 Stunden ein Protokoll. Anschließend wird das Protokoll überprüft. Während manche Kommunen einen Word-Export des Protokolls bevorzugen, übertragen andere wiederum den erstellten Text in Ratsinformationssysteme Ratsinformationssysteme.

10. Wie verhält es sich mit dem Datenschutz?

Die Software lässt sich DSGVO konform einsetzen. Die Daten werden nur in Europa verarbeitet und nicht für ein Training der KI verwendet. Die Software kann ohne große zusätzliche Installations- oder Wartungskosten angeboten werden durch die Verarbeitung in der Cloud. Auch wenn manche Kommunen Daten auf lokalen Rechenzentren verarbeiten (On Premise) macht es bei der rechenaufwendigen KI Software wenig Sinn. Für die Verarbeitung benötigt es eine starke GPU-Leistung (Grafikkarten), die sehr teuer in der Anschaffung sind. Darüber hinaus gibt es noch den EU AI Act, der Implikationen auf die KI Protokollierung hat.

11. Welche Regeln müssen befolgt werden?

• Aufzeichnung und KI Protokollierung muss angekündigt werden. (Bei wiederkehrenden Formaten reicht es aber, wenn die Zustimmung einmalig eingeholt wird)
• Niemals blind KI generierten Inhalten vertrauen.
• Niemand darf durch die Tonaufnahme benachteiligt werden.
• Keine Veröffentlichung der Tonspur ohne ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmenden.

Zusammenfassung

Fortschrittliche Kommunen führen KI Protokollsoftware als ersten Anwendungsfall für KI ein. Dies ist klug, da kaum Prozesse verändert werden müssen und die Arbeitszeiteinsparung sehr groß ist. Für weitere Fragen oder individuelle Beratung stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Ihre Kommune auf dem Weg in die Zukunft zu begleiten!

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