KI-Protokolle - Vergleich der Möglichkeiten mit ChatGPT und Software-Tools

In der heutigen schnelllebigen Welt ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Optimierung von Aufgaben unverzichtbar geworden. Ein Bereich, in dem sich KI besonders gut anwenden lässt, ist bei der Erstellung von Protokollen für verschiedene Besprechungen, Interviews, Meetings und Diskussionen. In diesem Artikel werden wir beleuchten, wie sich insbesondere ChatGPT für die Erstellung von Protokollen einsetzen lässt.

Die Entwicklung der Protokollgestaltung mit KI:

‌Traditionell war die Erstellung von Besprechungsprotokollen, insbesondere für tiefgreifende Besprechungen, eine zeitaufwändige Aufgabe. Sie erforderte akribische Mitschriften während des Gesprächs, Abgleich der Notizen verschiedener Protokollanten und sorgfältige Auswertung der Informationen, auf deren Basis dann ein Protokoll formuliert werden musste. So etwas hat pro Stunde Meeting nicht selten 3h benötigt. Mit dem Aufkommen von KI, hat es sich plötzlich erübrigt, dass Personen manuell mitschreiben müssen in Gesprächen.

Was sind KI-unterstützte Besprechungsprotokolle?

‌Anwender können seit einigen Jahren auf Basis der Tonaufzeichnung einer Besprechung mit “Speech to Text-Algorithmen” Interviews transkribieren, was vor allem im wissenschaftlichen Bereich, in Medizin, Anwaltskanzleien und für Call-Center eingesetzt worden ist. In den letzten Jahren hat nicht nur die Qualität der Transkription-Algorithmen rasant zugenommen. Es konnte gezeigt werden, dass große Sprachmodelle,wie ChatGPT auch sehr gut darin sind auf Basis einer Transkription die Gespräche zusammenzufassen. Fortschrittliche KI-Modelle können komplexe Gespräche verstehen und interpretieren, was sie zu einem wertvollen Werkzeug macht, um die Essenz von Diskussionen einzufangen. Indem Sie der KI Kontext und relevante Informationen geben, erhalten Sie präzise und kohärente Zusammenfassungen von Besprechungen, inklusive Schlüsselpunkten, Entscheidungen und Aufgaben. Der Kontext kann eine Agenda, ein Leitfaden, Fragen oder Themen sein, die im Gespräch angesprochen werden sollten.

Effizienz und Genauigkeit:

‌Die herkömmliche Methode der manuellen Protokollierung von Besprechungen ist fehleranfällig und zeitintensiv. Eine Protokoll-KI agiert auf einer Transkription, welche schon eine Erkennungsgenauigkeit von über 90% besitzt in der Erkennung der gesprochenen Worte. Während für eine wissenschaftliche Transkription noch ein Überprüfen der erkannten Worte notwendig ist, muss man dies bei der Protokollierung nicht machen. Die Anwendung von KI, welche Protokolltexte neu generiert, führt dazu, dass Fehler der Transkription häufig korrigiert werden, da die KI die Texte auf Basis ihres thematischen Verständnisses formuliert. Dies führt zum einen dazu, dass KI-Protokolle keine wichtigen Details vergessen, zum anderen zeigt sich aber auch, dass Informationen immer objektiv dargestellt werden. Plötzlich geht es nicht mehr darum, im Nachhinein zu streiten, ob oder wie eine Person etwas gesagt hat oder nicht. Die Konsistenz in der Protokollierung vermeidet politische oder parteiische Auslegung oder Fehlinterpretation der Dokumentation. Abhängig von bestimmten Branchen lassen sich der KI auch Formulierungen beibringen, damit die Protokolle genau so klingen, wie sie früher durch Menschen angefertigt wurden.

Nahtlose Integration:

‌Die Integration von KI in die Protokollgestaltung ist bemerkenswert einfach, da es nur eine Aufzeichnung der Tonspur benötigt. Sie können dies entweder über ihre Online-Meetingsoftware machen, indem sie ein Recording anfertigen oder während Präsenz-Besprechungen ein Konferenzmikrofon nutzen. Die Nutzung eines separaten Mikrofons ermöglicht, dass alle Teilnehmenden gut verstanden werden, was bei der Nutzung eines Smartphones nicht gegeben ist. Anschließend muss das Audio (z.B. .mp3,.wma, .wav) durch KI-Algorithmen ausgewertet werden. In den folgenden Abschnitten möchten wir die vier möglichen Optionen vorstellen:

Option 1: Manuelle KI-Auswertung

Eine Möglichkeit ist es, sich z.B. über MS Teams bereits eine Transkription ausgeben zu lassen, welche man dann manuell in ChatGPT überträgt und schreibt: “Fasse mir folgenden Text zusammen:…”. Dies bedeutet aber verhältnismäßig viel Aufwand, da man in ChatGPT nur eine begrenzte Zeichenanzahl eingeben kann und diesen Vorgang dann mehrere Male wiederholen muss. Gleichzeitig bedeutet dieses Vorgehen auch, dass die Besprechungsdaten auf amerikanischen Servern verarbeitet werden. Dies ist sehr wichtig im Gespräch mit zu erwähnen.

Option 2: KI-Auswertung selber bauen

Auf Basis der OpenAI-Modelle Whisper und GPT-4 kann ein automatisierter Generator für Besprechungsprotokolle erstellt werden. Dabei wird das Audio von Besprechungen durch Whisper transkribiert und anschließend durch GPT-4 zusammenfasst. Der Prozess erfordert Python-Kenntnisse sowie die Installation von python-docx und OpenAI-Bibliotheken. Schließlich werden die generierten Protokolle in einem strukturierten Word-Dokument gespeichert.

Option 3: Protokoll-Software nutzen

Mit einer Software, die sich mit der Videokonferenz-Software verknüpft, ist es möglich, nur durch Klick auf den Aufzeichnungsknopf die Besprechung automatisch zu protokollieren und im Nachhinein direkt eine Email mit einem Protokoll zu erhalten. Dies hat den Vorteil, dass die Aufzeichnung DSGVO-konform jedem Teilnehmenden angezeigt wird und sich jederzeit unterbrechen lässt, wenn es zu einem privaten Gespräch kommt oder bestimmte Informationen nicht geteilt werden sollen. Software-Anbieter, wie SpeechMind bieten dieses Vorgehen an und zeichnen sich durch ihre DSGVO-konforme Datenverarbeitung aus.

Option 4: Meetingbot-Software nutzen

Eine weitere Möglichkeit ist es Anbieter zu nutzen, welche die Kalenderdaten von Personen abfragen und dann automatisch einen Bot in der Besprechung platzieren, der die Protokollierung übernimmt. Anbieter aus Amerika sind z.B. Otter, Fireflies oder Gong. Deutsche Anbieter sind z.B. Tucan oder tldv. Bei der Nutzung dieser Bots ist es sehr wichtig, geltende Datenschutzbestimmungen (DSGVO) einzuhalten. Wenn es zum Beispiel innerhalb eines Meetings dazu kommt, dass ein bestimmter Teil nicht aufgezeichnet werden soll oder private Gespräche mit persönlichen Informationen geführt werden, ist es essentiell, dass der Bot aus dem Meeting entfernt wird. Bei manchen Anbietern ist es schwierig, den Bot zu entfernen oder nachträglich wieder dem Meeting hinzuzufügen.

Fazit: Effizienz und Präzision mit KI nutzen:

‌KI, insbesondere ChatGPT, hat die Art und Weise, wie wir Protokolle schreiben, revolutioniert. Durch die Nutzung der KI können Sie den Prozess optimieren, die Genauigkeit erhöhen und für Objektivität in der Auswertung sorgen.

Nichtsdestotrotz ist es wichtig vor dem Einsatz zu überlegen, mit welchen Anbietern man die Daten verarbeiten will, wie man die Besprechungsteilnehmer informiert und wo der vertraulichen Meetingdaten verarbeitet werden. Eine Einhaltung der DSGVO ist bei den sensiblen Daten unerlässlich.

Wenn du hierzu Fragen hast, kontaktiere gern unser Team, damit wir dir zeigen können, wie du KI-Protokollierung auch bei dir im Unternehmen einsetzen kannst. Als Alternative kannst du auch einfach mit zwei kostenlosen Test-Meetings unkompliziert beginnen.

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