Sitzungsaufnahme- Was ist erlaubt und wie geht man sicher vor?

Wer kennt es nicht: Das heimliche Mitschneiden einer Sitzung. Ist das erlaubt? Eigentlich nicht, ohne zu fragen. Wird es trotzdem gemacht? Ja, sehr oft.

Aufnahme von Gesprächen

Es ist ganz einfach. Man muss sich nur während des Gesprächs ein Memo machen, um es später anzuhören und zu protokollieren. Einige verwenden bereits Software, um direkt aus dem mp3 ein Protokoll zu erstellen. Es herrscht große Unsicherheit darüber, wie sich der Datenschutz in diesem Fall genau verhält. Grundsätzlich kann man mit den Daten alles machen, wenn die Personen, die die Daten erstellt haben, damit einverstanden sind. Am einfachsten ist es, kurz zu fragen: Hey, ist es in Ordnung, wenn ich das Gespräch aufnehme, um es (mit KI) zu protokollieren? Eine mündliche Einwilligung ist hier ausreichend und muss nicht gesondert dokumentiert werden.

Herausforderungen bei der Einholung der Einwilligung

Was mache ich, wenn das Interview die Frage nicht zulässt? Das kann verschiedene Gründe haben:

• Eine konservative Organisation verbietet die Aufnahme durch entsprechende Anweisungen.
• Es dürfen keine Aufnahmegeräte installiert oder benutzt werden.
• Ich bin nur Beisitzer und darf keine Fragen stellen.
• Meiner Meinung nach ist es ein sehr deutsches Problem, dass wir uns in eine Situation manövriert haben, in der effizientes Protokollieren durch Regulierung illegal wird. Das macht es den innovativen und ressourcensparenden Leuten unnötig schwer.

Datenschutz und Datensicherheit

Wenn Sie in einem solchen Fall trotzdem aufzeichnen, ist es wichtig, den Datenschutz zu beachten. Der schlimmste Fall wäre, dass die Aufnahme in die Hände Dritter gerät oder Informationen aus dem Gespräch irgendwo wieder auftauchen. Dies kann bei der Verwendung von kostenlosen Tools wie ChatGPT passieren. Die Hersteller verwenden die Nutzerdaten in einigen kostenlosen Nutzungskategorien. Die Daten werden verwendet, um neue Sprachmodelle zu trainieren, so dass das Wissen aus dem Meeting einer neuen KI beigebracht wird. Durch geschickte Fragen könnte es also irgendwann möglich sein, Informationen aus dem Gespräch zu gewinnen. Um dies zu verhindern, ist ein sorgfältiger Umgang mit den Daten wichtig. Das bedeutet, dass die Verarbeitung am besten in Europa stattfinden sollte und die Daten nach der Verarbeitung gelöscht werden. Da die Verarbeitung häufig in der Cloud stattfindet, sollte die Löschung sowohl dort als auch auf dem Endgerät erfolgen.

Diskussion anderer Ansätze

Es gibt viele Tools, die lokal transkribieren und protokollieren. Um genau zu sein, findet dort auch die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten ohne Benachrichtigung statt. Das Ganze ist gesellschaftlich akzeptiert und wird täglich praktiziert. Man muss also kein schlechtes Gewissen haben, wenn man wieder einmal eine Sitzung mitgeschnitten hat. Auch wenn jede Organisation für sich in Anspruch nimmt, über besonders schützenswerte Daten zu verfügen, werden die Anforderungen in der Regel durch die Verarbeitung in der Cloud bei einem europäischen Protokollanbieter erfüllt. In Ausnahmefällen kann eine lokale Verarbeitung sinnvoll sein. Dies ist eine häufige Forderung lokaler Datenschützer. Es ist jedoch ein Irrglaube, dass dies wirklich sicherer ist. Die Bestellung und der Betrieb eigener Cluster mit Grafikkarten ist nicht nur teuer in der Anschaffung, sondern auch schwierig zu warten. Oft können sich Unternehmen keine große Cybersicherheitsabteilung leisten, was zu geringerer Verfügbarkeit und Sicherheit führt. Lokale Verarbeitung ist nur bedingt sinnvoll, wenn es sich um besonders zeitkritische Verarbeitungen handelt oder die ständige Verfügbarkeit eines Systems gewährleistet sein muss, was durch den Parallelbetrieb von zwei Rechenzentren erreicht wird.

Fazit

Während es in vielen Fällen einfach ist, die Zustimmung zur Aufzeichnung eines Gesprächs einzuholen, gibt es Situationen, in denen dies nicht möglich ist. Datenschutz und Datensicherheit sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Aufnahmen ohne ausdrückliche Einwilligung gemacht werden. Lokale Verarbeitung kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, ist aber oft teurer und schwieriger zu verwalten als Cloud-Lösungen. Wenn Sie das Potenzial für die Aufzeichnung und automatische Protokollierung sehen, aber innerhalb der Organisation Bedenken hinsichtlich der Aufzeichnung bestehen: Sprechen Sie mit unseren Experten von SpeechMind. Gemeinsam können wir Ihren Datenschutzbeauftragten überzeugen.

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