Digitale Sitzungen in Kommunen - Zwischen Pflicht und Pragmatismus

Digitale Sitzungen in Kommunen: Zwischen Pflicht und Pragmatismus

Die digitale Transformation der kommunalen Gremienarbeit nimmt in Deutschland weiter Fahrt auf. Was während der Corona-Pandemie als Notlösung begann, entwickelt sich zunehmend zur dauerhaften Option – und in einigen Bundesländern sogar zur Pflicht. Doch die Realität zeigt: Der Weg zur digitalen Sitzung ist komplexer, als es zunächst scheint.

Die rechtliche Entwicklung: Von der Ausnahme zur Regelung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für digitale und hybride Sitzungen haben sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Nordrhein-Westfalen ging 2022 mit dem „Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien” voran und schuf klare Regelungen in den §47a und §58a der Gemeindeordnung.

Baden-Württemberg folgte mit §37a der Gemeindeordnung, der seit September 2025 in Kraft ist und die digitale Sitzungsteilnahme ermöglicht. Die Regelung unterscheidet dabei zwischen regulären hybriden Sitzungen der Ausschüsse und digitalen Sitzungen in besonderen Ausnahmefällen wie Naturkatastrophen oder Pandemien.

Schleswig-Holstein setzt ab Anfang 2025 sogar neue Maßstäbe: Kommunen wird ermöglicht, bis 2027 digitale bzw. hybride Sitzungen anzubieten. Auch das Saarland hat kürzlich sein Kommunalgesetz entsprechend angepasst.

Die Botschaft ist klar: Digitale Gremienarbeit ist keine vorübergehende Notlösung mehr, sondern wird zum festen Bestandteil der demokratischen Infrastruktur.

Die technische Realität: Mehr als nur eine Videokonferenz

Doch zwischen gesetzlicher Ermöglichung und praktischer Umsetzung liegen Welten. Eine funktionierende digitale Sitzung erfordert weit mehr als nur einen Zoom-Link:

Professionelle Mikrofontechnik

In hybriden Sitzungen müssen online zugeschaltete Teilnehmer die Diskussionen im Sitzungssaal klar verfolgen können. Das erfordert nicht selten professionelle Mikrofonanlagen und eine durchdachte Raumakustik – besonders bei größeren Gremien eine erhebliche Investition.

Kameratechnik für Transparenz

Für öffentliche Sitzungen muss die Öffentlichkeit nicht nur zuhören, sondern auch zusehen können. Mehrere Kameras, die zwischen Rednern wechseln können, sowie geschulte Techniker für die Regie sind oft unverzichtbar – ein personeller und finanzieller Aufwand, der in Zeiten knapper Kassen kritisch hinterfragt wird.

Rechtssichere Abstimmungssysteme

Besonders komplex wird es bei Abstimmungen und Wahlen. Hier reicht ein einfaches Handzeichen in der Videokonferenz nicht aus. Nordrhein-Westfalen hat daher ein breites Zulassungsverfahren für Abstimmungssysteme etabliert. Aktuell zugelassen sind unter anderem:

Für Bild-/Ton-Übertragung: Zoom, easymeet24, Webex Meeting

Für digitale Abstimmungen: ALLRIS, SD.NET, SessionNet, Linkando

Tools wie Linkando ermöglichen rechtssichere Abstimmungen per QR-Code-Scan, aber auch hier entstehen zusätzliche Lizenzkosten.

Das Dilemma: Keine Pflichtaufgabe, aber große Erwartungen

Hier zeigt sich die zentrale Herausforderung: Die Durchführung digitaler Sitzungen ist in den meisten Bundesländern keine kommunale Pflichtaufgabe. In Zeiten klammer Haushaltslagen konkurrieren Investitionen in die digitale Infrastruktur mit anderen wichtigen Vorhaben.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen:

• Politiker wünschen sich die Flexibilität, von überall teilnehmen zu können
• Bürger erwarten Transparenz durch öffentliche Streams
• Die Verwaltung muss rechtssichere Lösungen implementieren

Die technischen Stolpersteine

Die Praxis zeigt weitere Herausforderungen:

Netzwerkstabilität als Achillesferse: Wenn einem Ratsmitglied während einer wichtigen Abstimmung das Internet ausfällt oder das Gerät seinen Dienst versagt, liegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung bei der Kommune (z.B. in BaWü). Dies kann rechtliche Konsequenzen haben, wenn gegen knappe Beschlüsse geklagt wird – ein Risiko, das viele Kommunen durch die ständige Verfügbarkeit eines Netzwerktechnikers absichern müssen.

Datenschutz und IT-Sicherheit: Die nordrhein-westfälische Handreichung macht deutlich: IT-Sicherheit und Datenschutz sind nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen. Kommunen benötigen:

• IT-Sicherheitskonzepte, die digitale Sitzungen explizit berücksichtigen
• Handbücher für Gremienmitglieder
• Regelungen für den Umgang mit privaten Endgeräten
• Monitoring-Systeme für Störungserkennung

SpeechMind: Die kommunale Pflichtaufgabe im Fokus

Während die technische Infrastruktur für digitale Sitzungen optional bleibt, ist eines definitiv Pflicht: die Protokollierung. Und genau hier setzt SpeechMind an.

Protokollierung als Brücke zur Digitalisierung

Die automatisierte Protokollierung bietet mehrere entscheidende Vorteile:

Zeitersparnis von bis zu 80%

Während die manuelle Protokollierung einer dreistündigen Ratssitzung traditionell 5-8 Stunden in Anspruch nimmt, reduziert sich dieser Aufwand mit KI-Unterstützung auf 2-3 Stunden.

DSGVO-Konformität

Anders als bei vielen internationalen Anbietern erfolgt die Datenverarbeitung bei SpeechMind in Europa, die Datenspeicherung in Deutschland – ein entscheidender Vorteil für datenschutzsensible öffentliche Verwaltungen.

Integration in bestehende Systeme

SpeechMind lässt sich nahtlos in Ratsinformationssysteme integrieren und kann sowohl für Präsenz- als auch für Online-Meetings genutzt werden – unabhängig davon, ob die Kommune bereits digitale Sitzungen durchführt oder nicht.

Unabhängigkeit vom Sitzungsformat

Das Besondere: SpeechMind funktioniert unabhängig vom Sitzungsformat. Ob klassische Präsenzsitzung mit Aufnahmegerät, Videokonferenz oder hybride Lösung – die KI-gestützte Protokollierung arbeitet auf Basis der Tonaufnahme und erstellt automatisch strukturierte Verlaufs- oder Ergebnisprotokolle.

Kosteneffizientes Vorgehen als Kommune

Angesichts der Komplexität innerhalb der Umstellung auf digitale Sitzungen empfiehlt sich ein gestuftes Vorgehen, wenn Kommunen aufgrund klammer Haushalte an der Kosten- und Zeiteffizienz arbeiten wollen:

Stufe 1: Effizient die Pflicht erfüllen

Beginnen Sie mit der Automatisierung der Protokollierung. Protokollierung ist rechtlich verpflichtend, technisch vergleichsweise einfach umzusetzen und bringt sofort messbaren Nutzen. SpeechMind unterstützt Sie dabei mit:

• Automatischer Erstellung von Verlaufs- und Ergebnisprotokollen
• Erkennung von Beschlüssen und Aufgaben
• Integration in bestehende Systeme
• Digitaler Assistenz für Nachfragen zum Protokoll

Stufe 2: Selektive Digitalisierung

Ermöglichen Sie digitale Teilnahme zunächst für Ausschüsse (wo die rechtlichen Hürden niedriger sind) und in begründeten Einzelfällen. Nutzen Sie vorhandene, zugelassene Systeme wie Zoom oder easymeet24.

Stufe 3: Vollausbau

Investieren Sie erst dann in umfassende Sitzungssaaltechnik, Live-Streaming und elektronische Abstimmungssysteme, wenn die Nachfrage dies rechtfertigt und die Haushaltslage es erlaubt. Schnell können bei solchen Aktivitäten auch digitale Insellösungen entstehen.

Bei SpeechMind können wir sie beraten zu einer Verknüpfung der Ergebnisse ihrer Abstimmungssoftware oder Mikrofon-Hardware mit einem KI-Protokoll.

Fazit: Zwischen Tradition und Transformation

Die Digitalisierung der Gremienarbeit ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Während einige Bundesländer wie Schleswig-Holstein den Druck erhöhen und digitale Sitzungen ermöglichen, kämpfen viele Kommunen noch mit den Grundlagen.

Die gute Nachricht: Nicht alles muss sofort perfekt sein. Mit der intelligenten Automatisierung der Protokollierung – einer echten Pflichtaufgabe – können Kommunen einen wichtigen ersten Schritt gehen. Dies schafft Freiräume für den Sitzungsdienst, verbessert die Qualität der Dokumentation und legt gleichzeitig die Grundlage für weitere digitale Schritte.

Die Zukunft der kommunalen Demokratie wird hybrid sein – aber der Weg dorthin muss pragmatisch und an den realen Möglichkeiten der Kommunen orientiert sein.

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