Bei welchen Meetings ist das Potential der KI-Protokollierung am größten?

Protokollierung ist essentielles Bestandteil der unterschiedlichsten Besprechungen. Ohne ein Festhalten der Informationen geht viel Verbindlichkeit verloren und Personen, die nicht am Gespräch beteiligt waren, werden von den Informationen nicht erreicht. Wir alle kennen die Situation:

Eine Person fragt:

“Wer übernimmt heute das Protokoll?”

-alle Schweigen-

Niemand ist wirklich gerne im Gespräch abgelenkt durch das Mitschreiben und dafür verantwortlich, wenn es zu Diskussionen über fehlende Informationen oder unpassende Formulierungen kommt. Aber glücklicherweise gibt es nun technische Möglichkeiten die Protokollierung automatisch durchführen zu lassen. Zu diesem Thema wollen wir dir eine kurze Einführung geben.

Wie kann man automatisch Meetingprotokolle erstellen?

1. Halte dein Meeting so ab, wie du es bisher immer getan hast. Mache jedoch eine Tonaufnahme von deinem Meeting (online oder vor Ort).
2. Lade die Tonaufnahme in die automatische Protokollsoftware hoch.
3. Lass die KI für dich arbeiten. Das automatisch erstellte Protokoll kannst du online ansehen oder dir direkt per E-Mail zusenden lassen.

Welche Protokollarten lassen sich per KI automatisch erstellen?

Die KI wurde so entwickelt, dass es möglich ist, Protokolle mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad zu erstellen. So können u.a. folgende Arten von Protokollen erstellt werden:

• Wortprotokoll per Transkription (Exakte Dokumentation jedes Wortes)
• Verhandlungs-oder Verlaufsprotokoll (Ausführliche Dokumentation des Verlaufes einer Diskussion)
• Kurzprotokoll (Überschaubare Dokumentation der wichtigsten Inhalte)
• Ergebnis- oder Beschlussprotokoll (Kurze Dokumentation der Aufgaben, Entscheidungen)

Welche Meetings profitieren besonders von der automatsiche Protokollierung?

• Gesamtlehrer- und Klassenkonferenzen in der Schule

• Anwalts-Beratungen

• Beratungssitzungen im Consulting-Bereich

• Sitzungen von Gemeinden, Kommunen oder Ausschüssen

• Aufsichtsrats- und Vorstandssitzung,

• Vereins- und Beiratssitzungen und Jahresversammlungen

• Verkaufs- oder Vertriebsgespräche (Erstkontakt, Anforderungserfassung, Vertragsabschluss)

• Gesellschaftersitzungen

• Prüfungssituationen an Hochschulen oder Universitäten

• Kommunikation von Funkern, technischen Einsatzkräften, Polizei, THW oder Feuerwehr

• Kommunikation im Service, Gastronomie oder in Callcentern

• Online-Meeting und Präsenz/Offline-Meetings

• Meetings in der Agilen Entwicklung, Scrum-Sessions, Retros.

• Trainings

• Feedbackgespräche oder 360°-Interviews

• Gespräche über Cloud-Telefonanlagen (3CX, Wildix, Sipgate, Genesys, NFON, Pyur, Placetel, Easybell, Fonial, Pascom One, Wirecloud, Tenovis Direct, Vio Networks, Starface, Aircall)

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Natürlich ist es möglich, ein Meeting mit KI datenschutzkonform zu protokollieren. Dabei sind jedoch folgende Punkte zu beachten:

• Gemäß der DSGVO müssen Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer der Besprechung über die Aufnahme und spätere Auswertung informiert sind und ihre Einwilligung dazu geben. Dies kann beispielsweise durch eine vorherige Ankündigung per E-Mail oder mündlich zu Beginn der Besprechung geschehen.
• Wählen Sie einen DSGVO-konformen Softwareanbieter. Achten Sie darauf, dass die Software robuste Verschlüsselungstechnologien nutzt, Zugriffsbeschränkungen implementiert sind und regelmäßige Sicherheitsaudits durchgeführt werden, um den Schutz Ihrer sensiblen Daten zu gewährleisten.

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